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E-Rechnung in Deutschland – Jetzt die Weichen für 2027 und 2028 stellen
Unser Nachbar führt – wie viele andere Binnenmarktländer auch und lange bevor VIDA für grenzüberschreitende Leistungen in Kraft tritt – für reine nationale Leistungen innerhalb Deutschlands die E-Rechnungspflicht ein.
Inhaltsverzeichnis
E-Rechnung in Deutschland: Das Ende von PDF und Papier im B2B rückt näher
Mit dem deutschen Wachstumschancengesetz wurde die verpflichtende elektronische Rechnungsstellung für inländische B2B-Umsätze eingeführt. Seit 1. Jänner 2025 müssen Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen können. Die verpflichtende Ausstellung folgt nun schrittweise in den Jahren 2027 und 2028. Unternehmen mit Geschäftsbeziehungen nach Deutschland sollten sich zumindest jetzt mit den rechtlichen, organisatorischen und technischen Anforderungen auseinandersetzen.
Was ist eine E-Rechnung?
Bisher galt jede Rechnung, die anders als per Papier mit der Post zugestellt wurde, als E-Rechnung. Rein technisch waren aber PDF-Rechnungen nie E-Rechnungen, weil dieses Format keine strukturierten Daten zur Verfügung stellt. Dem folgend ist künftig eine E-Rechnung nicht mehr bloß eine Rechnung im PDF-Format.
Eine elektronische Rechnung liegt nur vor, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format vorliegt, das eine automatische Verarbeitung ermöglicht.
Zulässig sind grundsätzlich alle Formate, verwendet werden aber insbesondere:
- XRechnung
- ZUGFeRD/Factur-X (hybrides Format mit XML-Datensatz)
- Peppol (wäre unter anderem auch zulässig)
Die Rechnung muss den Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 (semantisches Datenmodell) entsprechen. Mit dieser Norm wird beschrieben, was eine elektronische Rechnung jedenfalls enthalten und an welcher Stelle das beschrieben sein muss. Eine bloße PDF-Datei gilt künftig grundsätzlich nicht als E‑Rechnung.
Für wen gilt die Verpflichtung?
Die Pflicht betrifft grundsätzlich Umsätze zwischen in Deutschland ansässigen Unternehmern (B2B). Auch Betriebsstätten in Deutschland können erfasst sein. Wichtige Ausnahmen bestehen derzeit insbesondere für
- bestimmte steuerfreie Umsätze,
- Kleinbetragsrechnungen und
B2C-Umsätze sind davon nicht umfasst, daher ergeben sich für E-Commerce mit Privatpersonen (Versandhandel) keine Neuerungen.
Für österreichische Unternehmen bedeutet dies: Werden Leistungen ausschließlich zwischen einem deutschen und einem österreichischen Unternehmer abgerechnet, besteht grundsätzlich keine deutsche E-Rechnungspflicht. Besteht jedoch eine involvierte deutsche Betriebsstätte, können die neuen Regelungen relevant werden.
Der Fahrplan bis 2028
| Zeitpunkt | Verpflichtung |
| Seit 01.01.2025 | Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten |
| Ab 01.01.2027 | Ausstellungspflicht für B2B mit Vorjahresumsatz größer EUR 800.000 |
| Ab 01.01.2028 | Ausstellungspflicht für B2B für grundsätzlich alle „Inlandsleistungen“ |
Bis Ende 2026 bzw. für kleinere Unternehmen teilweise bis Ende 2027 können unter den gesetzlichen Übergangsregelungen weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen verwendet werden.
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Welche organisatorischen Maßnahmen sind erforderlich?
Die Einführung der E-Rechnung ist nicht nur ein steuerliches Thema, sondern betrifft zahlreiche Unternehmensbereiche:
- Prüfung der ERP- und Buchhaltungssysteme
- Einrichtung von Eingangs- und Archivierungsprozessen
- Sicherstellung einer maschinellen Verarbeitung eingehender Rechnungen
- Anpassung interner Workflows und Freigabeprozesse
- Schulung der Mitarbeiter im Rechnungswesen und Einkauf
Unternehmen sollten insbesondere sicherstellen, dass elektronische Rechnungen ordnungsgemäß archiviert und für Zwecke des Vorsteuerabzugs jederzeit verfügbar sind.
Technische Umsetzung
Der Gesetzgeber schreibt derzeit keinen bestimmten Übermittlungsweg vor. E‑Rechnungen können beispielsweise über:
- E-Mail,
- Download-Portale,
- EDI-Lösungen oder
- elektronische Schnittstellen
zugestellt werden. Entscheidend ist, dass der strukturierte Datensatz den gesetzlichen Anforderungen entspricht und automatisiert verarbeitet werden kann.
Warum Unternehmen einen dringenden Handlungsbedarf haben?
Auch wenn die Verpflichtung zur Ausstellung teilweise erst 2027 oder 2028 greift, zeigt die Erfahrung aus anderen europäischen Staaten, dass die Anpassung von ERP-Systemen, Prozessen und Schnittstellen erhebliche Vorlaufzeiten erfordert. Zudem ist die deutsche E-Rechnung Teil eines europaweiten Digitalisierungstrends.
Detaillierte Informationen sind über die angeführten Links zu finden: Das BMF hat Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen (verpflichtenden) E-Rechnung zum 1. Januar 2025 unter nachfolgendem link zusammengestellt, die auf dem dBMF Schreiben zur E-Rechnung beruhen.
Resümee
Die E-Rechnung ist in Deutschland bereits Realität. Während seit Anfang 2025 die Empfangspflicht gilt, endet die Übergangsphase stufenweise bis 2028. Unternehmen mit Deutschland-Bezug sollten daher zeitnah prüfen, ob ihre Systeme, Prozesse und Rechnungsformate den neuen Anforderungen entsprechen. Wer jetzt handelt, reduziert Implementierungsrisiken und schafft die Grundlage für die kommenden europäischen Digitalisierungsinitiativen.
TPA Tipp
Für österreichische Unternehmen mit deutscher Betriebsstätte oder umfangreichen Geschäftsbeziehungen nach Deutschland empfiehlt sich bereits jetzt ein „E‑Invoice Readiness Check“, um rechtliche Anforderungen, ERP-Systeme und Rechnungsprozesse auf die neuen Vorgaben abzustimmen.
