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Entgelttransparenz: Können Sie heute bereits Auskunft geben?
Die Umsetzungsfrist der EU-Entgelttransparenz-Richtlinie endete am 7. Juni 2026. Trotz Fristablaufs steht die Umsetzung in Österreich derzeit noch aus. Die Richtung ist jedoch bereits klar: Unternehmen werden nachvollziehbar erklären müssen, wie Entgelt festgelegt wird, welche Funktionen vergleichbar sind und wie Auskunftsanfragen beantwortet werden können. Dies stellt eine Erweiterung der heutigen Transparenzregelungen und Einkommensberichte dar.
Die entscheidende Frage lautet daher nicht, ob künftig erweiterte Transparenzpflichten bestehen, sondern:
Könnten Sie bereits heute nachvollziehbar erklären, warum vergleichbare Funktionen in Ihrem Unternehmen unterschiedlich vergütet werden?
Viele Arbeitgeber:innen konzentrieren sich derzeit auf die Diskussion rund um den Gender Pay Gap und die zukünftigen Berichtspflichten. In der Praxis wird jedoch ein anderer Punkt früher relevant: das von der Richtlinie vorgesehene individuelle Auskunftsrecht von Mitarbeitenden. Dieses ist unabhängig von der Unternehmensgröße vorgesehen und betrifft daher auch Unternehmen mit weniger als 100 Arbeitnehmer:innen.
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Die Herausforderung beginnt vor dem Bericht
Um Auskunftsanfragen fristgerecht, jedenfalls innerhalb von 2 Monaten ab Antragstellung, nachvollziehbar beantworten zu können, benötigen Unternehmen vor allem:
- klar definierte Vergleichsgruppen,
- objektive und geschlechtsneutrale Kriterien für Gehaltsentscheidungen,
- eine belastbare und konsistente Datenbasis,
- einen geregelten Auskunftsprozess mit klaren Zuständigkeiten und Freigaben.
Das betrifft nicht nur große Unternehmen. Auch kleine und mittelständische Betriebe sollten prüfen, ob ihre Vergütungsentscheidungen ausreichend dokumentiert und nachvollziehbar begründbar sind.
Vergleichsgruppen werden zum Schlüsselfaktor
Die Grundlage jeder Auskunft ist die Frage, welche Tätigkeiten als gleich oder gleichwertig betrachtet werden können. Dafür reichen Stellenbezeichnungen oder kollektivvertragliche Einstufungen allein häufig nicht aus. Gerade bei kleineren Unternehmen stellt sich zusätzlich die Frage, wie Auskunftsrechte erfüllt werden können, ohne Rückschlüsse auf einzelne Mitarbeitende zu ermöglichen. Vergleichsgruppen und Auskünfte sollten daher sorgfältig und datenschutzkonform ausgestaltet werden.
Auch die benötigte Datenbasis geht über das monatliche Grundgehalt hinaus. Für Analysen und Auskünfte können beispielsweise Sonderzahlungen, Zulagen, variable Vergütungsbestandteile oder Sachbezüge relevant sein. Unternehmen sollten daher frühzeitig prüfen, welche Entgeltbestandteile in der Lohnverrechnung vorhanden und konsistent auswertbar sind.
Unternehmen sollten bereits heute erklären können, warum bestimmte Funktionen derselben Vergleichsgruppe zugeordnet werden und andere nicht. Gleichzeitig müssen Auskünfte so gestaltet sein, dass keine unzulässigen Rückschlüsse auf einzelne Personen möglich werden.
Entgelttransparenz ist damit nicht nur ein arbeitsrechtliches Thema, sondern vor allem eine Frage von Datenqualität, Vergütungslogik und klaren Prozessen.
Was passiert, wenn die Grundlagen fehlen?
Unternehmen, die erst bei einer konkreten Anfrage mit der Aufbereitung beginnen, stehen häufig vor denselben Herausforderungen:
- Vergleichsgruppen sind nicht definiert.
- Gehaltsentscheidungen sind unzureichend dokumentiert.
- Daten müssen kurzfristig zusammengeführt werden.
Daraus können rechtliche Risiken, zusätzlicher Verwaltungsaufwand sowie Diskussionen über die Fairness von Vergütungsentscheidungen entstehen. Gleichzeitig können Vertrauen, Mitarbeiterbindung und Arbeitgeberattraktivität beeinträchtigt werden.
TPA Tipp
Warten Sie nicht auf den finalen Gesetzestext. Prüfen Sie bereits jetzt, ob Vergleichsgruppen definiert sind, Gehaltsunterschiede objektiv und geschlechtsneutral begründet werden können sowie die notwendigen Entgeltdaten vollständig und auswertbar verfügbar sind.
Eine belastbare Datenbasis ist die Voraussetzung für Entgelttransparenz. Unternehmen sollten daher frühzeitig prüfen, ob relevante Entgeltbestandteile vollständig, konsistent und auswertbar vorliegen. Erst auf dieser Grundlage können Vergleichsgruppen definiert, Analysen durchgeführt und Auskunftsprozesse effizient gestaltet werden.
TPA unterstützt Unternehmen gemeinsam mit Kienbaum bei der Analyse ihrer Vergütungsstrukturen, der Definition belastbarer Vergleichsgruppen sowie der Vorbereitung künftiger Auskunfts- und Berichtsprozesse.
