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Steuerkontrollsystem: Wer braucht es wozu? Und vor allem: Warum jetzt?
Warum könnte für Ihr Unternehmen ein Steuerkontrollsystem gut sein?
Hier haben wir in aller Kürze zusammengefasst, was ein Steuerkontrollsystem – SKS bietet und warum gerade jetzt ein guter Zeitpunkt für die Einführung bzw. Verbesserung eines internen SKS ist.
Worum geht es beim SKS?
Ein SKS zielt darauf ab, dass bestehende steuerliche Pflichten erkannt, die Besteuerungsgrundlagen für die jeweilige Abgabenart in der richtigen Höhe ausgewiesen und die darauf entfallenden Steuern termingerecht und in der richtigen Höhe abgeführt werden.
Ein SKS dokumentiert die dafür notwendigen Prozesse, Verantwortlichkeiten sowie konkreten Maßnahmen. Dadurch sollen einerseits Fehler vermieden und andererseits finanzielle Risiken durch Steuernachzahlungen und damit verbundene Säumnisfolgen minimiert werden.
Kernelement des SKS ist eine Risiko-Kontroll-Matrix, in der die wesentlichen steuerlichen Risken sowie Kontrollmaßnahmen des Unternehmens beschrieben werden. Diese ist vom spezifischen Geschäftsmodell abhängig, je nachdem sind Steuern entlang der Supply Chain (Umsatzsteuer oder Betriebsstätten-Themen), Bilanzierungsthemen, abzugsfähige Aufwendungen, Payroll- oder Verrechnungspreisthemen relevant. Diese Risiko-Kontroll-Matrix sollte in der Folge regelmäßig geprüft werden, wenn sich Änderungen im Geschäftsmodell ergeben (Zukäufe, Umgründungen, Markteintritte, Einführung neuer ERP-Systeme, Personalabgänge, etc).
In Österreich gibt es bereits seit 2019 einen Standard der KSW für ein SKS.
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Was bringt ein Steuerkontrollsystem?
Grundsätzlich dient ein SKS der ordnungsgemäßen Erfüllung der steuerlichen Compliance-Verpflichtungen. Damit sollen finanzielle Risiken durch Steuernachzahlungen und damit verbundene Säumnisfolgen minimiert werden.
Wesentliche Vorteile bietet ein SKS gerade dann, wenn trotzdem Fehler passieren: Liegt ein angemessenes SKS vor und es kommt zu Steuerverkürzungen, kann das SKS ein gewichtiges Indiz gegen das Vorliegen eines strafbaren (vorsätzlichen oder grob fahrlässigen) Finanzvergehens darstellen.
Obwohl es in Österreich bis jetzt – anders als in Deutschland, wo die enthaftende Wirkung explizit festgehalten wurde – diesbezüglich keine verbindliche Aussage der österreichischen Finanzverwaltung gibt, sollte das Haftungs- und Strafbarkeitsrisiko für Führungskräfte durch ein gelebtes SKS erheblich minimiert werden. Im Rahmen der Verbandsverantwortlichkeit sollten auch Finanzvergehen von Mitarbeitern dem Verband nicht zugerechnet werden, sofern im Unternehmen ein angemessenes SKS etabliert worden ist.
Steuerliches „Wohlverhalten“ ist gerade im Hinblick auf Ausschreibungen sowie auch Förderungen relevant: In Österreich wurde Wohlverhalten mit Wirkung ab 1. Jänner 2021 in einem eigenen Gesetz („Bundesgesetz, mit dem Förderungen des Bundes aufgrund der COVID-19-Pandemie an das steuerliche Wohlverhalten geknüpft werden“) geregelt. COVID-19-Förderungen werden versagt, falls bspw. in den letzten fünf Jahren vor Antragstellung eine Finanzstrafe von mehr als EUR 10.000 vorliegt.
Weiters ist ein zertifiziertes SKS eine der Voraussetzungen (neben u.a. Umsatzschwelle von EUR 40 Mio in zwei vorangegangenen Wirtschaftsjahren), um an dem seit 2019 bestehenden Horizontal Monitoring (Begleitende Kontrolle) teilnehmen zu können.
Warum gerade jetzt?
In vielen Unternehmen wird seit nunmehr einem Jahr pandemiebedingt in wesentlich stärkerem Ausmaß im Homeoffice gearbeitet. Interne Prozesse, die vorher im Büro eingespielt waren – wie beispielsweise die Freigabe von Rechnungen, Abzeichnen von UVAs, etc – erfolgen im besten Fall schon digital, unter Umständen aber auch teilweise ohne dokumentiertes Vier-Augen-Prinzip. Eine bisher funktionierende „organisierte Unzuständigkeit“ gerät in Zeiten von „remote working“ mit wechselnden Anwesenheiten im Büro häufig an ihre Grenzen und birgt ein großes Risikopotenzial.
Daher sollte gerade diese Transformation der Arbeitsprozesse genutzt werden, um die steuerlichen Prozesse klar festzulegen und fit für „remote working“ & Co zu machen.
Wer sollte ein SKS haben?
Grundsätzlich ist ein SKS für jedes Unternehmen ratsam, wobei sich der Umfang des Steuerrichtlinie bzw SKS an der jeweilige Unternehmensgröße und Komplexität des Geschäftsmodells orientiert. Je größer ein Unternehmen wird, desto wichtiger sind gut dokumentierte, interne Kontrollprozesse. Gerade in schnell wachsenden Unternehmen (bspw Unternehmen nach der start up-Phase) wird dies oftmals unterschätzt, übersehen oder zu spät implementiert.
Wie sieht ein SKS aus?
Typischerweise umfasst ein Steuerkontrollsystem:
- eine Steuerrichtlinie,
- eine Prozessdokumentation und
- eine Risiko-Kontroll-Matrix.
Die Steuerrichtlinie soll die Ziele sowie die Grundsteine des SKS beschreiben und die Verantwortlichkeiten für Steuerprozesse definieren. Darin werden Aufgabenverteilungen zwischen den Abteilungen abgegrenzt, die Rolle der Führungskräfte im Prozess definiert, aber auch Maßnahmen zur internen Information, Kommunikation und Weiterbildung der Mitarbeiter sowie Prävention festgehalten.
Die beurteilten steuerlichen Risiken sowie Steuerungs- und Kontrollmaßnahmen werden in der Regel in einer sogenannten Risiko-Kontroll-Matrix dokumentiert. Hier werden den konkreten Risiken bestimmte Kontrollmaßnahmen zugeordnet – beispielsweise das Vier-Augen-Prinzip festgehalten, Prüfroutinen eingeführt, Stichprobenchecks festgelegt, (externe) Checks der steuerlichen Compliance vorgesehen.
Der Umfang und die konkrete Ausgestaltung des Steuerkontrollsystems hängen von vielen Faktoren ab, wie insbesondere der Geschäftstätigkeit, der Organisationsstruktur sowie der Komplexität des Unternehmens. Vor allem spielt aber auch die Größe des Unternehmens eine maßgebliche Rolle – je größer ein Unternehmen, desto umfangreicher und detaillierter sollte auch das SKS sein.
TPA Tipp: Ein SKS muss nicht immer völlig neu aufgezogen werden. Es lässt sich in der Regel in ein bereits bestehendes betriebliches (rechnungslegungsbezogenes) Kontrollsystem integrieren bzw baut darauf auf.
TPA Tipp: Ein SKS einzurichten, ist nicht alles. Das SKS muss auch gelebt und regelmäßig evaluiert werden.
