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VwGH: Auch Prokuristen können persönlich für Abgabenschulden haften
Der Verwaltungsgerichtshof hat mit Erkenntnis vom 25. Juni 2025 eine praxisrelevante Klarstellung getroffen: Auch ein Prokurist kann grundsätzlich in die Vertreterhaftung nach § 9 BAO einbezogen werden. Die Haftung ist damit nicht mehr von vornherein auf Geschäftsführer oder sonstige gesetzliche Vertreter beschränkt.
Das bedeutet nicht, dass künftig jeder Prokurist automatisch haftet. Entscheidend bleibt, ob ihm abgabenrechtliche Aufgaben übertragen wurden, ob er diese faktisch wahrgenommen hat und ob eine schuldhafte Pflichtverletzung vorliegt. Die bloße formale Argumentation, ein Prokurist sei kein gesetzlicher Vertreter, greift nach dieser Entscheidung aber nicht mehr.
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Worum ging es?
Das Bundesfinanzgericht hatte eine Haftung des Prokuristen zunächst schon dem Grunde nach verneint. Der VwGH hat diese Sichtweise aufgehoben. Nach Ansicht des Gerichtshofes verweist § 9 Abs. 1 BAO auf die in den §§ 80 ff BAO genannten Vertreter. Dieser Verweis kann auch gewillkürte Vertreter nach § 83 BAO erfassen – und damit auch Prokuristen.
Besonders relevant ist dies für Prokuristen, die nicht nur repräsentative oder operative Aufgaben erfüllen, sondern kaufmännische Kernfunktionen übernehmen: Rechnungswesen, Zahlungsverkehr, Liquiditätsplanung, Kontakt mit Steuerberatung oder Finanzamt, Freigabe von Zahlungen oder Koordination steuerlicher Meldungen.
Was bedeutet das für die Praxis?
Die Entscheidung erweitert den Kreis jener Personen, die die Finanzverwaltung in Insolvenznähe oder nach Abgabenausfällen prüfen kann. Neben Geschäftsführern können künftig auch Prokuristen, aber u.E. auch Handlungsbevollmächtigte und sonstige rechtsgeschäftlich Bevollmächtigte in den Fokus geraten in den Fokus geraten, wenn sie im Unternehmen tatsächlich über abgabenrelevante Prozesse mitentschieden haben.
Kritisch wird es insbesondere in folgenden Fällen:
- Der Prokurist ist ausdrücklich für Steuern, Rechnungswesen, Zahlungsverkehr oder Liquidität zuständig.
- Er entscheidet faktisch mit, welche Gläubiger bei knapper Liquidität bezahlt werden.
- Abgabenrückstände, Mahnungen oder Vollstreckungsmaßnahmen werden nicht rechtzeitig eskaliert.
- Stundungs- oder Ratenanträge werden auf Basis zu optimistischer Liquiditätsannahmen gestellt.
- In der Krise fehlt eine nachvollziehbare Dokumentation der Gläubigergleichbehandlung.
Besondere Vorsicht in der Krise
Bei Umsatzsteuer und ähnlichen Abgaben bleibt der Gleichbehandlungsgrundsatz zentral: Reichen die Mittel nicht aus, darf das Finanzamt grundsätzlich nicht schlechter gestellt werden als andere Gläubiger. Das muss im Streitfall anhand einer Quotenrechnung und geeigneter Unterlagen belegbar sein.
Bei Lohnsteuer und Kapitalertragsteuer ist die Lage strenger. Reichen die Mittel für volle Bruttolöhne samt Lohnsteuer nicht aus, sind die Löhne entsprechend zu kürzen; die auf den tatsächlich ausbezahlten Betrag entfallende Lohnsteuer ist abzuführen. Bei Ausschüttungen muss die KESt-Abfuhr vor oder spätestens mit der Auszahlung gesichert sein.
Was Unternehmen jetzt prüfen sollten
Die Entscheidung ist ein guter Anlass, die eigene Tax Governance zu überprüfen. Aus Beratungssicht empfehlen sich insbesondere:
- schriftliche Aufgabenabgrenzung zwischen Geschäftsführung, Prokuristen, Buchhaltung und Steuerberatung;
- klare Zahlungsfreigaben und Eskalationsregeln bei Abgabenrückständen;
- laufende Kontrolle des Abgabenkontos und der Buchungsmitteilungen;
- Dokumentation von Liquiditätsengpässen, Gläubigerquoten und Zahlungsentscheidungen;
- Prüfung, ob D&O-Versicherung und interne Freistellungen auch Prokuristen und Abgabenhaftungen erfassen.
TPA Tipp
Prokuristen sollten ihre Rolle nicht im Graubereich belassen. Wer abgabenrelevante Agenden übernimmt, braucht klare Zuständigkeiten, ausreichende Informationsrechte und eine belastbare Dokumentation. Wer solche Agenden gerade nicht übernehmen soll, sollte dies ebenso eindeutig festhalten.
Für Geschäftsführer bedeutet die Entscheidung keine Entlastung: Die mögliche Haftung des Prokuristen tritt neben die Geschäftsführerhaftung. Delegation ersetzt daher nicht Kontrolle.
Gerne unterstützen wir Sie dabei, die Haftungsrisiken bestmöglich einzugrenzen – insbesondere durch zielgerichtete Anpassungen der Dienstverträge und konzerninternen Dienstleistungsverträgen.
