Neue Meldepflicht für Lizenzgebühren ab 2026: Was Unternehmer schon jetzt beachten sollten
Der Bundesminister für Finanzen hat unlängst mit einer Verordnungsänderung den Anwendungsbereich der Mitteilungspflichten nach § 109a EStG 1988 deutlich erweitert und damit den organisatorischen Aufwand für Unternehmer weiter erhöht. Ab dem Meldejahr 2026 müssen erstmals auch bestimmte Lizenzgebühren an das Finanzamt gemeldet werden. Die erste elektronische Meldung ist spätestens Ende Februar 2027 für Leistungen einzureichen, für die eine Lizenzgebühr ab dem 1. Jänner 2026 geleistet wurde. Der Beitrag erläutert, welche Lizenzgebühren betroffen sind und wo die wichtigsten Abgrenzungsfragen liegen.
Inhaltsverzeichnis
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Worum geht es?
Die Mitteilungspflicht soll sicherstellen, dass bestimmte Einkünfte bei den Empfängern steuerlich tatsächlich erklärt und erfasst werden. Neu hinzugekommen sind Vergütungen für Leistungen, die als Lizenzgebühren im Sinne des § 99a Abs. 1 EStG 1988 gelten. Anders als bei vielen anderen meldepflichtigen Leistungen gibt es hier keine Bagatellgrenze (EUR 900 / Jahr bzw EUR 450 / Leistung). Die Meldepflicht besteht daher grundsätzlich bereits ab dem ersten Euro.
Besonders wichtig ist, dass Unternehmen bereits während des Jahres entsprechende Zahlungen identifizieren und dokumentieren, um die Meldung korrekt erstellen zu können. Es empfiehlt sich, den Kontenplan an die neue Mitteilungspflichten anzupassen.
Wer ist zur Meldung verpflichtet?
Betroffen von der Meldepflicht sind alle Unternehmer sowie alle Körperschaften des privaten und des öffentlichen Rechts (also auch Gemeinden, Vereine, Privatstiftungen), die Lizenzgebühren an natürliche Personen oder eingetragene oder nicht eingetragene Personengesellschaften zahlen. In der Praxis können dies beispielsweise Zahlungen an Erfinder, Softwareentwickler, Künstler, Autoren oder Inhaber bestimmter Schutzrechte sein.
Praxistipp
Die Mitteilungspflicht dient der Erfassung von Einkünften natürlicher Personen und von Personengesellschaften. Zahlungen an Kapitalgesellschaften wie FlexCos, GmbHs oder AGs sind nicht von dieser Neuregelung erfasst.
Was sind Lizenzgebühren?
Der Begriff der Lizenzgebühren orientiert sich an Artikel 12 des OECD-Musterabkommens, wobei zusätzlich noch Zahlungen für die Benutzung oder das Recht auf Benutzung gewerblicher, kaufmännischer oder wissenschaftlicher Ausrüstungen erfasst sind. Als Lizenzgebühren gelten insbesondere Vergütungen für die Nutzung oder das Recht zur Nutzung von:
- Urheberrechten an literarischen, künstlerischen oder wissenschaftlichen Werken, einschließlich kinematographischer Filme,
- Patenten,
- Marken,
- Mustern oder Modellen sowie Plänen,
- Geheimen Verfahren oder Formeln,
- Gewerblichem, kaufmännischem oder wissenschaftlichem Know-how bzw Ausrüstungen,
- Software.
Entscheidend ist, dass dem Nutzer ein Recht zur Verwendung eines geschützten Rechts oder Know-hows eingeräumt wird.
Lizenz oder Verkauf?
Eine wesentliche Abgrenzung betrifft die Frage, ob lediglich ein Nutzungsrecht eingeräumt oder das Recht vollständig verkauft wird.
Wird ein Patent, eine Marke oder ein anderes Schutzrecht endgültig übertragen, liegt grundsätzlich keine Lizenzgebühr vor. Anders ist dies bei einer zeitlich begrenzten Nutzung oder einer bloßen Lizenzierung. In diesen Fällen können meldepflichtige Lizenzgebühren vorliegen.
Praxistipp
In den Verträgen sollte klar dokumentiert werden, ob ein Recht endgültig übertragen oder lediglich (befristet) zur Nutzung überlassen wird. Diese Unterscheidung kann für die Meldepflicht entscheidend sein.
Know-how oder Dienstleistung?
In der Praxis nicht immer einfach ist die Abgrenzung zwischen Know-how-Überlassung (= Lizenzgebühr) und Dienstleistungen.
Lizenzgebühren liegen typischerweise vor, wenn Urheberrechte, vertrauliches Erfahrungswissen, technische Verfahren oder spezifisches Know-how zur eigenständigen Nutzung überlassen werden. Charakteristisch sind Geheimhaltungsvereinbarungen und die Möglichkeit des Empfängers, das Wissen selbst weiter zu verwenden
Keine Lizenzgebühren sind dagegen übliche Beratungs-, Entwicklungs- oder Unterstützungsleistungen. Dazu zählen etwa:
- Rechtsberatung,
- Steuerberatung,
- Ingenieurleistungen,
- technische Unterstützung,
- Kundendienstleistungen,
- Garantieleistungen
Hier steht die konkrete Leistungserbringung im Vordergrund und nicht die Überlassung von verwertbarem Know-how.
Praxistipp
Beratungsverträge lösen regelmäßig keine Lizenzgebühren-Meldepflicht aus. Vorsicht ist jedoch geboten, wenn zusätzlich vertrauliches Know-how, Datenbestände oder dokumentierte Erfahrungswerte übertragen werden.
Besonderheiten bei Software
Gerade im IT-Bereich bestehen erhebliche Abgrenzungsfragen, auf die hier aber nicht näher eingegangen werden soll, weil sie hier nicht ausreichend Platz finden würden. Weiters erfolgen in der Praxis selten Zahlungen an natürliche Personen bzw. Personengesellschaften.
Meldepflicht auch für Entgelte zur Nutzung von Ausrüstungen (Miete, Leasing, Pacht)
Die Meldepflicht erfasst auch (Miet-)Entgelte für die Nutzung bestimmter gewerblicher, kaufmännischer oder wissenschaftlicher Ausrüstungen.. Als Ausrüstungen zählen alle Arten beweglicher Sachen, die für gewerbliche, kaufmännische oder wissenschaftliche Zwecke genutzt werden können. Beispiele sind:
- Schiffe, Luftfahrzeuge, Fahrzeuge,
- Maschinen,
- Einrichtungsgegenstände
- Kräne und Container,
- Satelliten,
- Pipelines,
- Kabel.
Solche Nutzungsentgelte sind ebenfalls als meldepflichtige Lizenzgebühren vom Gesetz erfasst.
Nicht darunter fallen nach der aktuellen Verwaltungsauffassung klassische Softwareüberlassungen oder SaaS-Lösungen, da Software als immaterielles Wirtschaftsgut gilt und keine Ausrüstung („equipment“) darstellt. Ebenfalls nicht darunter fällt die Überlassung von unbeweglichen Sachen, zB Grundstücken.
Was ist dem Finanzamt mitzuteilen?
- Name (Firma), Wohnanschrift bzw. Sitz der Geschäftsleitung, bei natürlichen Personen weiters die SV-Nummer (bei Nichtvorhandensein jedenfalls das Geburtsdatum), bei Personengesellschaften die Steuernummer,
- Art der erbrachten Leistung,
- Kalenderjahr, in dem das Entgelt geleistet wurde,
- Entgelt und die darauf entfallende ausgewiesene Umsatzsteuer.
Eine gleichlautende Mitteilung ist den Leistungserbringern auszustellen, was diesen die Erstellung der Steuererklärung erleichtern kann.
Umgekehrt sind die Leistungserbringer naturgemäß dazu verpflichtet, den zur Mitteilung Verpflichteten alle Auskünfte zu erteilen, die diese zur Erfüllung der Mitteilungspflicht benötigen (Geburtsdatum etc.).
Handlungsempfehlung für Unternehmer
Inländische Unternehmer und ausländische Unternehmer im Sinne des § 2 UStG sowie alle Körperschaften sollten ihre Vertragsbeziehungen bereits im laufenden Jahr 2026 darauf überprüfen, ob an natürliche Personen und Personengesellschaften Entgelte für die Nutzung von Rechten, Know-how, Software oder bestimmten Ausrüstungen geleistet werden. Wichtig ist die vertragliche Dokumentation der eingeräumten Rechte.
Aufgrund der fehlenden Freigrenzen für Lizenzgebühren können bereits geringe Zahlungen eine Meldepflicht auslösen. Deshalb empfiehlt es sich, interne Prozesse (bspw den Kontenplan) rechtzeitig anzupassen und betroffene Zahlungen einschließlich der meldepflichtigen Daten (SV-Nummer, Geburtsdatum etc.) laufend richtig zu erfassen.
Fazit
Für alle Unternehmer und Körperschaften wurde die Meldepflicht an das Finanzamt mittels „Lohnzettel 2“ um geleistete Lizenzgebühren erheblich erweitert. Ob eine Zahlung an eine natürliche Person oder Personengesellschaft als Lizenzgebühr zu behandeln ist, hängt jedoch nicht von der Vertragsbezeichnung ab, sondern vom tatsächlichen Inhalt der Vereinbarung. Alle Unternehmer und Körperschaften sollten ihre Zahlungen an Dienstleister und Lieferanten daher rechtzeitig analysieren, um die erstmalige elektronische Meldepflicht bis Ende Februar 2027 ordnungsgemäß und vollständig mit allen meldepflichtigen Daten erfüllen zu können.
