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Die neue Registrierkassenpflicht ab 1.1.2016

Die neue Registrierkassenpflicht ab 1.1.2016

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Die neue Registrierkassenpflicht ab 1.1.2016

Infolge der Steuerreform 2015/2016 gilt für viele Betriebe, die Barumsätze erzielen, ab 1.1.2016 die Verpflichtung zur Nutzung einer elektronischen Registrierkasse oder eines Kassensystems. Weiters besteht für alle Unternehmer ab 1.1.2016 generell eine Belegerteilungspflicht für jeden einzelnen Umsatz.

Die Registrierkasse ab 1.1.2017

Ab 1.1.2017 sind zudem die Daten der Registrierkasse mit kryptographischen Signaturen gegen Manipulation zu schützen. Betroffene Betriebe müssen sicherstellen, dass rechtzeitig ein geeignetes elektronisches Registrierkassensystem im Betrieb vorhanden und einsatzbereit ist.

Bereits bisher mussten Steuerpflichtige, die Bareinnahmen erzielen, diese Einnahmen geschäftsfallbezogen und einzeln aufzeichnen – jedoch durften insbesondere Steuerpflichtige, deren Umsätze je Betrieb im Jahr
EUR 150.000 nicht überstiegen haben und die nicht freiwillig Einzelaufzeichnungen geführt haben, die Losungen vereinfacht ermitteln („Kassasturz-Methode“).

1. Die Neuerungen ab 1.1.2016 für alle

Ab 1.1.2016 besteht für alle Steuerpflichtigen die Verpflichtung, Bareinnahmen und Barausgaben ab dem
1. Euro (!) täglich einzeln festzuhalten. Die vereinfachte Losungsermittlung mit Kassasturz-Methode ist ab dem 1.1.2016 grundsätzlich nicht mehr zulässig. Die Verpflichtung zur einzelnen Aufzeichnung von Bareinnahmen und -ausgaben trifft sowohl Betriebe als auch Steuerpflichtige mit außerbetrieblichen Einkünften, wie zum Beispiel Vermieter.
Betriebe (Selbständige/Freiberufler, Gewerbetreibende, Land- und Forstwirte) sind ab 1.1.2016 verpflichtet,

  • ab einem Jahresumsatz von EUR 15.000 und

  • bei Barumsätzen von mehr als EUR 7.500 pro Jahr

eine elektronische Registrierkasse, ein Kassensystem oder ein sonstiges elektronisches Aufzeichnungssystem (nachfolgend kurz auch nur „Registrierkasse“ genannt) zur Aufzeichnung der Bareinnahmen zu verwenden. Als Registrierkasse können auch serverbasierte Aufzeichnungssysteme, Waagen und Taxameter mit Kassenfunktion dienen.

Barumsätze (für die 7.500 Euro-Grenze) sind nicht nur Zahlungen mit Bargeld, sondern auch Zahlungen mit Kreditkarte, Maestrokarte („Bankomat“), anderen vergleichbaren elektronischen Zahlungsmitteln sowie mit vom Unternehmer ausgegebenen und an Geldes statt angenommenen Gutscheinen, Bons, Geschenkmünzen und dergleichen.

2. Erleichterungen für Unternehmer

Ab 1.1.2016 bestehen nur noch folgende Ausnahmen von der Registrierkassenpflicht:

  • für Umsätze, die an öffentlichen Orten ausgeführt werden, kann bei Nichtüberschreiten von EUR 30.000 Jahresumsatz je Betrieb weiterhin die „Kassasturz“-Methode angewandt werden („Kalte-Hände-Regelung“), zB Maronibrater;
  • Umsätze von unentbehrlichen Hilfsbetrieben und (unter gewissen Voraussetzungen) auch von entbehrlichen Hilfsbetrieben von abgabenrechtlich begünstigten Körperschaften (zB gemeinnützigen Vereinen);
  • bestimmte Waren- und Dienstleistungsautomaten;
  • Webshops unter bestimmten Voraussetzungen.

Erleichterungen bestehen darüber hinaus für sogenannte „Mobile Gruppen“: Unternehmer, die ihre Leistungen außerhalb einer Betriebsstätte erbringen (zB fahrende Masseure, Ärzte, Friseure) und zur Verwendung einer Registrierkasse verpflichtet sind, können ihre Barumsätze nach Rückkehr in die Betriebsstätte ohne unnötigen Aufschub (!) einzeln in einer Registrierkasse nacherfassen. Sie müssen dem Leistungsempfänger jedoch im Zeitpunkt des Umsatzes einen Beleg aushändigen und eine Durchschrift aufbewahren.

3. Ab wann gilt die Registrierkassenpflicht?

Werden die obigen Umsatzgrenzen (siehe Punkt 1) erstmals überschritten, gilt die Registrierkassenpflicht ab Beginn des 4. Monats nach dem Voranmeldungszeitraum, in dem die Umsatzgrenzen erstmals überschritten wurden. Betriebe, die spätestens im September 2015 beide Umsatzgrenzen überschritten haben, sind bereits ab 1.1.2016 zur Aufzeichnung mittels elektronischer Registrierkasse verpflichtet.

4. Wer ist von der Registrierkassenpflicht ab 1.1.2016 betroffen?

Betroffen sind grundsätzlich alle Betriebe, die die obigen Umsatzgrenzen überschreiten und für die keine Ausnahme anwendbar ist. Dazu zählen grundsätzlich alle Branchen, die Bareinnahmen erzielen
Beispiele:

  • Handel
  • Künstler, Ärzte und andere Freiberufler,
  • Masseure, Physiotherapeuten,
  • Friseure,
  • Nagelstudios,
  • Handwerker wie Elektriker, Installateure, Fliesenleger usw.,
  • Hotels,
  • Gastronomie,
  • Kartenbüros, und
  • viele andere mehr.

5. Verpflichtende Sicherungseinrichtung erst ab 1.1.2017

Die grundsätzlich ab dem 1.1.2016 zu verwendenden „Elektronische Registrierkassen“ müssen erst ab dem 1.1.2017 mit einer sogenannten Signaturerstellungseinheit ausgestattet sein. Dazu benötigt jeder Unternehmer ein Zertifikat, das von einem Zertifizierungsdienste-Anbieter erworben werden muss. Damit werden die einzelnen Barumsätze digital signiert und dadurch gegen nachträgliche Manipulationen geschützt.

Die Signatur beinhaltet neben einzelnen Belegdaten (zB Kassenidentifikationsnummer, fortlaufende Nummer des Barumsatzes, Datum, Uhrzeit, Betrag der Barzahlung getrennt nach Steuersätzen) auch die Signatur des vorangegangenen Barumsatzes.

Die Sicherheitseinrichtung muss vom Unternehmer vor dem 1.1.2017

  • zusammen mit dem verwendeten Zertifikat und
  • zusammen mit Details zum Kassensystem

über Finanzonline (FON) registriert werden und am 1.1.2017 funktionsfähig sein. Erfahren Sie mehr über die neuen Sicherheitsvorschriften für Registrierkassen

6. Generelle Belegerteilungspflicht ab 1.1.2016

Alle Unternehmer (nicht nur Betriebe, sondern zB auch Vermieter) müssen ab 1.1.2016 jedem Kunden, der eine Barzahlung (Zahlungsmittel siehe oben) leistet,

  • einen Beleg ausstellen, und
  • eine Durchschrift/Zweitschrift aufbewahren.

Der Kunde ist verpflichtet, den Beleg anzunehmen und bis außerhalb der Geschäftsräumlichkeiten mitzunehmen. Die Belegausstellungspflicht gilt für alle Unternehmer ab dem 1. Euro Umsatz, ausgenommen für jene Unternehmer, die ihre Umsätze mit der vereinfachten Losungsermittlung („Kassasturz-Methode“) ermitteln dürfen.

Was muss auf dem Kassenbeleg verpflichtend stehen?

Der vom Unternehmer ausgestellte Beleg muss für Zwecke der Belegerteilungspflicht zumindest folgende Angaben enthalten:

  • eine eindeutige Bezeichnung des liefernden oder leistenden Unternehmers;
  • eine fortlaufende Nummer, die zur Identifizierung des Geschäftsvorfalls einmalig vergeben wird;
  • den Tag der Belegausstellung;
  • die Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder Art und Umfang der sonstigen Leistungen;
  • den Betrag der Barzahlung.

Der Beleg muss folgende zusätzliche Angaben bei Verwendung einer elektronischen Registrierkasse enthalten:

  • Kassenidentifikationsnummer;
  • Datum und Uhrzeit der Belegausstellung;
  • Betrag der Barzahlung getrennt nach Steuersätzen;
  • Inhalt des maschinenlesbaren Codes (ab 1.1.2017) entweder als QR-Code oder als alphanumerischen Code.

Darüber hinaus müssen die umsatzsteuerlichen Vorschriften über Belegmerkmale beachtet werden (zB Angabe der UID des leistenden Unternehmers).

7. Sanktionen und Schätzungsbefugnis

Die Missachtung

  • der Registrierkassenpflicht,

  • der Verpflichtung zur elektronischen Sicherheitseinrichtung, und

  • der Belegerteilungspflicht

sind finanzstrafrechtlich sanktioniert.

Weiters kann die Verletzung dieser Verpflichtungen eine Schätzungsbefugnis durch das Finanzamt nach sich ziehen. Das Finanzministerium hat darüber informiert, dass für das 1. Quartal 2016 (und unter bestimmten Voraussetzungen auch für das 2. Quartal 2016) von der Festsetzung von Strafen abgesehen wird, wenn die Registrierkassenpflicht nicht erfüllt wird. Dies gilt allerdings nur dann, wenn es dadurch nicht zu Hinterziehungen und Verkürzungen von Abgaben gekommen ist. Die Verpflichtung, ab 1.1.2016 eine Registrierkasse zu verwenden, bleibt dennoch aufrecht.

8. Registrierkassa: Erforderliche Schritte für Unternehmer

Betriebe, die ab 1.1.2016 zur Aufzeichnung mit einer Registrierkasse verpflichtet sind und bisher keine Registrierkasse verwenden, sollten unverzüglich ein geeignetes System auswählen, das die neuen Anforderungen (jene ab 2016 und jene ab 2017) erfüllt.

Tipps für Betriebe und elektronische Registrierkassen

Betriebe, die bereits eine Registrierkasse im Einsatz haben, sollten sich unverzüglich beim Lieferanten der elektronischen Registrierkasse informieren, ob das System den neuen gesetzlichen Anforderungen entspricht bzw. welche Maßnahmen erforderlich sind, um den gesetzlichen Anforderungen auch in Zukunft zu genügen (zB Software-Update). Es ist sehr zu empfehlen, sich vom Lieferanten schriftlich bestätigen zu lassen, dass das System alle derzeit gültigen und ab 2016 bzw. ab 2017 geltenden Vorschriften erfüllt.

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