Das bringt der Lohnsteuerwartungserlass 2025 – ein Überblick für die Praxis
Mit dem LStR-Wartungserlass 2025 (BMF 18.12.2025) werden zahlreiche Änderungen von Gesetzen und Verordnungen, aktuelle Rechtsansichten des BMF, höchstgerichtliche Entscheidungen sowie sonstige Aktualisierungen in die Lohnsteuerrichtlinien 2002 eingearbeitet.
Im Folgenden werden ausgewählte, für die Lohnverrechnung relevante Änderungen dargestellt.
- Trinkgelder – Neuregelung
- Mitarbeiterrabatte für pensionierte Arbeitnehmer
- Kein Sachbezug bei Kasten-/Pritschenwägen
- Laden e-Autos – steuerfreier Kostenersatz
- Nicht steuerbarer Reisekostenersatz bei Fahrscheinen
- Begünstigte Besteuerung Sonderzahlungen
- Steuerfreie Schmutzzulage – Dokumentation
- Feiertagsarbeitsentgelt und Feiertagszuschläge ab 1/2026 wieder steuerfrei
- Neuerungen beim Lohnkonto und Jahreslohnzettel
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Steuerbefreiungen (§ 3 EStG)
Trinkgelder (§ 3 Abs 1 Z 16a EStG)
Freiwillig von dritter Seite gewährte Trinkgelder sind in ortsüblicher Höhe steuerfrei. In Rz 92d wird präzisiert, dass bei der Beurteilung der Ortsüblichkeit von Trinkgeldern nicht auf die Höhe des insgesamt hingegebenen Trinkgeldes abzustellen ist, sondern auf die Höhe des jedem/jeder einzelnen Arbeitnehmer:in tatsächlich zugeflossenen Trinkgeldes. Die Relation des betragsmäßigen Trinkgeldes zum Arbeitslohn einzelner Arbeitnehmer:innen ist nicht maßgeblich.
Klarstellend regelt Rz 92f, dass Trinkgelder auch bei vorab festgelegten Trinkgeld-verteilsystemen (Tronc-Systeme) steuerfrei bleiben.
Zu ergänzen ist, dass in bestimmten Branchen, v.a. aber im Hotel- und Gastgewerbe seit 1/2026 eine beitragsrechtliche Pauschalregelung gilt. Arbeitsrechtliche Aufzeichnungspflichten bestehen nicht, wenn das Trinkgeld aber am selben Tag an die Arbeitnehmer verteilt wird.
Mitarbeiterrabatte auch an ehemalige Arbeitnehmer:innen - Rz 75 und 104
3 Abs 1 Z 21 EStG regelt die abgabenrechtliche Behandlung von Mitarbeiterrabatten, welche unter im Gesetz angeführten Voraussetzungen steuerfrei behandelt werden können. Die Rz 75 und 104 werden aufgrund des VwGH-Erkenntnisses vom 27.5.2025, Ro 2025/15/0004 aktualisiert. Es wird nunmehr klargestellt, dass die Steuerbefreiung gemäß § 3 Abs 1 Z 21 EStG sowohl für aktive als auch für ehemalige pensionierte Arbeitnehmer:innen gilt.
Diese Entscheidung könnte auch richtungsweisend für andere steuerliche Begünstigungen nach § 3 EStG wie zB Teilnahme an Betriebsveranstaltungen, Zuwendungen für Zukunftssicherung sein, wobei einige Steuerbegünstigungen ehemalige Arbeitnehmer:innen explizit ausschließen (ua Mitarbeiter-kapitalbeteiligungen, Mitarbeitergewinnbeteiligung).
Sachbezüge (§ 15 EStG)
Kein Sachbezug bei Fahrten Wohnung-Arbeitsstätte - Rz 175
In Rz 175 gilt neu ab 1.1.2026, dass für Kraftfahrzeuge, die nicht zur überwiegenden Personenbeförderung gebaut sind und nach der ab 1.7.2025 geltenden Rechtslage nicht der NoVA unterliegen (zB Kasten- und Pritschenwägen), kein Sachbezug für Fahrten Wohnung – Arbeitsstätte anzusetzen ist.
Wird ein solches Fahrzeug (wie auch ein Spezialfahrzeug) anderweitig privat genutzt, ist ein Sachbezug nach den allgemeinen Vorgaben zu berücksichtigen.Von einer privaten Nutzung ist jedoch nach Ansicht der Finanzverwaltung dann nicht auszugehen, wenn seitens der Arbeitgeber:innen die Privatnutzung nachweislich (zB im Dienstvertrag oder in einer Car Policy) untersagt wurde.
Aufladen emissionsfreier Kraftfahrzeuge
In Rz 207f und 207r werden die Tabellen jeweils um das Jahr 2026 ergänzt. Der maximale steuerfreie Kostenersatz für das Laden arbeitgebereigener E-Fahrzeuge beträgt 32,806 Cent bzw 3% gemäß § 5 Abs 2 Sachbezugswerteverordnung.
Nicht steuerbarer Reisekostenersatz bei privatem Fahrkartenkauf
Inhaltlich neu ist die Rz 713b, wonach für Dienstreisen ab 1.1.2026 bei Verwendung privat angeschaffter Fahrkarten für öffentliche Verkehrsmittel die Möglichkeit für Arbeitgeber:innen besteht, einen nicht steuerbaren Reisekostenersatzes gem § 26 Z 4 EStG zu leisten. Dieser kann entweder in Höhe der tatsächlichen Kosten oder der fiktiven Kosten für das günstigste öffentliche Verkehrsmittel gewährt werden, wobei der pauschale Kostenersatz mit den Kosten des Klimatickets Österreich Classic begrenzt ist.
Nachweise bei Reiseaufwandsentschädigungen
Rz 735e wird neu eingeführt und präzisiert die Nachweisanforderungen für Reiseaufwandsentschädigungen. Die Steuerfreiheit nach § 26 Z 4 und § 3 Abs 1 Z 16b EStG setzt demnach voraus, dass jede Dienstreise einzeln und nachvollziehbar abgerechnet wird. Liegen ordnungsgemäße Einzelaufzeichnungen vor, führt eine fehlerhafte Berechnung lt Finanzverwaltung lediglich zu einer Berichtigungspflicht. Fehlen hingegen von Beginn an entsprechende Aufzeichnungen, gelten die ausbezahlten Tagesgelder als pauschal und steuerpflichtig.
Mit Rz 702 wird aufgrund des VwGH-Erkenntnis vom 16.11.2023, Ra 2022/15/0078 klargestellt, dass keine Dienstreise vorliegt, wenn Arbeitnehmer:innen aus privaten Gründen den Wohnort oder Arbeitsplatz außerhalb der üblichen Entfernung wählt.
Sonderzahlungen als begünstigte sonstige Bezüge
In Rz 1050 wird klargestellt, dass Sonderzahlungen, die aufgrund der zwingend gesetzlichen Vorgabe des § 3 Abs 4 Lohn- und Sozialdumping-Bekämpfungsgesetz aliquot (monatlich) gemeinsam mit den laufenden Bezügen ausbezahlt werden, aufgrund der Entscheidung des BFG (BFG 17.3.2025, RV/7103198/2024) dennoch der begünstigten Besteuerung gem § 67 Abs 1 und 2 EStG unterliegen.
In Rz 1063, 1064, 1067 und 1083a wird nunmehr die Auffassung vertreten, dass der Freibetrag von EUR 620 sowohl im Jahressechstel als auch im Jahreszwölftel zu berücksichtigen ist. Allerdings findet für die Freigrenze gem § 67 Abs 1 EstG nicht das BUAG-Jahreszwölftel Anwendung, sondern knüpft an das reguläre Jahressechstel an. Diese geänderte Beurteilung führt aus Sicht der Arbeitnehmer:innen zu einer unerwarteten Verschlechterung.
Besteuerung bestimmter Zulagen und Zuschläge (§ 68 EStG)
Schmutzzulagen – angemessene Höhe
Die LStR präzisieren nun weiter die Voraussetzungen für steuerfreie SEG-Zulagen. In Rz 1131 wird klargestellt, welche Dokumentationsangaben (zB Arbeitsplatz, Tätigkeiten, Belastungen sowie zeitliches Ausmaß) zur Nachweisführung geeignet sind. Schmutzzulagen sind nur in „angemessener“ Höhe steuerfrei. Rz 1133 konkretisiert den übliche Sach- und Zeit(mehr)aufwand zwecks Beurteilung der steuerlichen Angemessenheit von Schmutzzulagen, wobei folgende Maximal-Beträge monatlich angesetzt werden können:
- Sachmehraufwand für die Reinigung der Arbeitskleidung durch Arbeitnehmer:innen (sämtliche Kosten für die Reinigung zu Hause): EUR 10
- Sachmehraufwand für Körperpflege (Seife, Duschgel, Shampoo etc): EUR 20
- Zeitmehraufwand für die Reinigung der Kleidung: EUR 60
- Zeitmehraufwand für die Reinigung des Körpers: EUR 60
Gem den LStR wird von einer erheblichen Abweichung der Schmutzzulage zum angemessenen Ausmaß im Regelfall dann auszugehen sein, wenn die Zulage das angemessene Ausmaß (dh den tatsächlichen üblichen Sach- und Zeit(mehr)aufwand) um ein Drittel übersteigt, was ausgehend von den genannten Beträgen einen monatlichen Maximalbetrag von EUR 200 ergibt.
Kosten die Arbeitgeber:innen (teilweise) tragen, dürfen im Rahmen der Schätzung nicht mehr berücksichtigt werden.
Feiertagsarbeitsentgelt und Feiertagszuschläge ab 1/2026 wieder steuerfrei
In seiner Entscheidung vom 19.12.2024, (RV/3100544/2017) hat das BFG klargestellt, dass das Feiertagsarbeitsentgelt gemäß § 9 Abs 5 ARG, kein steuerfreier Zuschlag im Sinne des § 68 Abs 1 EStG ist, sondern als Entgelt vollständig steuerpflichtig, was in der Folge dazu führte, dass das Feiertagsarbeitsentgelt für 2025 einheitlich steuerpflichtig zu behandeln war. Mit dem LStR-Wartungserlass 2025 wurde diese Entscheidung entsprechend in der neuen Rz 1142a aufgenommen.
Mit 21.1.2026 wurde allerdings vom Nationalrat eine Änderung des § 68 Abs 1 EstG beschlossen. Hiermit wurde nun die Steuerfreiheit des Feiertagsarbeitsentgelts im Rahmen des Freibetrages nach § 68 Abs 1 EstG ausdrücklich gesetzlich verankert.
Zu achten ist darauf, dass der Freibetrag gem § 68 Abs 1 EstG von EUR 400 monatlich nun künftig Schmutz-, Erschwernis- und Gefahrenzulagen, Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit und mit diesen Arbeiten zusammenhängende Überstundenzuschläge sowie das Feiertagsarbeitsentgelt umfasst.
Diese gesetzliche Änderung tritt rückwirkend mit 1.1.2026 in Kraft. Zusätzlich wird mit § 124b Z 492 EStG eine gesetzliche Aufrollverpflichtung in der Lohnverrechnung festgelegt, die bis spätestens Ende Mai 2026 durchzuführen ist.
Aufgrund der neuen Rechtslage ist mit einer (neuerlichen) Adaptierung in der nächsten Lohnsteuerrichtlinienwartung zu rechnen.
Rz 1144 wird dahin gehend präzisiert, dass auch im Feiertagsentgelt enthaltene Zuschläge (Nachtarbeit, Überstunden) nicht steuerfrei sind.
