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Ansässigkeitsbescheinigungen: BMF-Update vom 19. Dezember 2025
Das Bundesministerium für Finanzen hat am 19. Dezember 2025 wichtige Neuerungen für die Ausstellung von Ansässigkeitsbescheinigungen bekanntgegeben. Diese sollen insbesondere auch die bestehenden Praxisprobleme mit der Verwendung der in Österreich erforderlichen ZS-Qu Probleme lösen sowie digitale Lösungen ermöglichen.
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Im Überblick die wichtigsten Änderungen:
Anerkennung ausländischer Ansässigkeitsnachweise
Künftig können ausländische Ansässigkeitsbescheinigungen akzeptiert werden, wenn die ausländische Finanzverwaltung die Bestätigung auf österreichischen Formularen generell verweigert. In solchen Fällen darf anstelle der amtlichen Formulare (ZS-QU1 bzw. ZS-QU2) eine ausländische „Certificate of Residence“ beigefügt werden. Voraussetzungen: Die ausländische Bescheinigung muss mindestens den Zeitpunkt der Steuerabzugsverpflichtung abdecken und ihre Echtheit muss überprüfbar sein (etwa via QR-Code oder Code-Abfrage beim ausstellenden Finanzamt). Eine Apostille oder Überbeglaubigung ist nicht mehr erforderlich.
Wichtig: Die ausländische Bestätigung muss auf Deutsch oder Englisch ausgestellt sein. Eine Bestätigung kann auch in anderen Sprachen erfolgen, wenn der Bestätigung eine beglaubigte Übersetzung in die deutsche Sprache beigelegt wird.
Beispiel: Verweigert eine ausländische Behörde (z. B. in Italien) die Unterzeichnung der österreichischen Formulare, kann der dort ausgestellte Ansässigkeitsnachweis dem ausgefüllten österreichischen Formular beigelegt werden – sofern er die genannten Kriterien erfüllt.
Elektronische Signatur der Formulare
Die neuen Regeln ermöglichen erstmals eine vollständig digitale Abwicklung. Amtliche Quellensteuer-Formulare (ZS-QU1/QU2) dürfen nun elektronisch ausgefüllt und mit einer qualifizierten elektronischen Signatur unterzeichnet werden – sowohl vom ausländischen Einkünfteempfänger als auch von der zuständigen ausländischen Steuerbehörde.
Wichtig ist, dass beide Signaturen aus einem EU/EWR-Staat stammen (damit ihre Gültigkeit geprüft werden kann). In diesem Fall entfällt der Postweg: Ein physisches Original wird nicht mehr benötigt.
Achtung: Ein Ausdruck eines elektronisch signierten Formulars genügt nicht (die Überprüfung muss digital erfolgen), und Mischformen (eine Unterschrift elektronisch, die andere handschriftlich) werden nicht anerkannt.
Sonderregelungen für bestimmte Länder
Bereits bestehende bilaterale Vereinfachungen mit einigen Staaten bleiben aufrecht. Für eine Reihe von Ländern – darunter Mexiko, Thailand, Türkei, USA, Chile, Spanien, Portugal, Belgien und Griechenland – gilt weiterhin, dass die Ansässigkeit durch Anheften der ausländischen Original-Bescheinigung an das österreichische Formular nachgewiesen werden kann. Diese Ausnahmen basieren auf früheren Abkommen; so wird beispielsweise für die USA das offizielle IRS-Ansässigkeitszertifikat Formular 6166 als Nachweis anerkannt, wenn es dem österreichischen Formular beigeheftet ist. Unternehmen mit Geschäftspartnern in diesen Ländern profitieren somit unverändert von erleichterten Verfahren.
Fazit: Die aktualisierte BMF-Information bringt spürbare Erleichterungen im Umgang mit Ansässigkeitsbescheinigungen, allerdings unter einigen Auflagen und Nachweisen. Für die Praxis bedeutet dies etwas mehr Flexibilität beim Nachweis der DBA-Berechtigung und Zeitersparnis durch digitale Prozesse. Insbesondere die offizielle Anerkennung elektronischer Signaturen und der Einsatz ausländischer Bescheinigungen beseitigen langjährige Hürden.
