Rechnungen schreiben: Tipps für Unternehmer

21. August 2019

Die folgenden vier Punkte sind zu beachten, wenn Sie als Unternehmer eine Rechnung richtig ausstellen wollen:

  • Richtiges Unternehmen
  • Alle erforderlichen Rechnungsmerkmale
  • Korrekte Rechnungsart
  • Vollständige Rechnungsadresse

Unsere Steuer-Experten haben hier die wichtigsten Tipps zur richtigen Rechnungsausstellung zusammengefasst.

1. Stellen Sie die Rechnung an das richtige Unternehmen

Stellen Sie vorab sicher, dass die Rechnung an das „richtige“ Unternehmen ausgestellt wird – beispielsweise bestehen Unternehmensgruppen aus verschiedenen Einzelfirmen.

2. Vorsteuerabzug: Welche Rechnungsmerkmale sind erforderlich?

Eine Rechnung bis EUR 400 inklusive Umsatzsteuer muss, um zum Vorsteuerabzug berechtigt zu sein, folgende Merkmale aufweisen.

Merkmale: Rechnungen bis EUR 400

  1. Name und Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmens
  2. Menge und handelsübliche Bezeichnung der Gegenstände bzw. Art und Umfang der Leistungen
  3. Tag/Zeitraum der Lieferung oder sonstigen Leistung
  4. Entgelt für die Lieferung/sonstige Leistung und der anzuwendende Steuersatz bzw. bei Steuerbefreiung einen Hinweis auf diese  Sonderregelung
  5. den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag
  6. Ausstellungsdatum (wenn dieses gleich ist mit dem Tag der Lieferung oder sonstigen Leistung, genügt der Vermerk „Rechnungsdatum ist gleich Liefer- bzw. Leistungsdatum“)Zusätzliche Merkmale: Rechnungen über EUR 400
  7. Name und Anschrift des Leistungsempfängers
  8. Entgelt ohne USt
  9. auf das Entgelt entfallender Umsatzsteuerbetrag
  10. Umsatzsteueridentifikationsnummer (UID-Nummer) des Ausstellers der Rechnung
  11. fortlaufende Nummer
  12. UID-Nummer des Leistungsempfängers – bei Rechnungen mit einem Gesamtbetrag über EUR 10.000,- inkl. USt – wenn die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger übergeht (Reverse Charge) – sowie bei innergemeinschaftlichen Lieferungen

Unternehmer-Tipps zur Rechnungslegung

Außerdem sollten Sie die folgenden zwei Punkte überprüfen:

  • bei Anwendung der Differenzbesteuerung hat ein Hinweis auf diese zu erfolgen (zB Antiquitätenhandel)
  • Wird die Rechnung in einer anderen Währung als Euro ausgestellt, ist der Steuerbetrag zusätzlich in Euro anzugeben.

3. Ist die korrekte Art der Rechnung angegeben?

Es ist darauf zu achten, um welche Rechnungsart es sich handelt. Nachstehend finden Sie die gebräuchlichsten Rechnungsarten mit einer kurzen Beschreibung, wann diese anzuwenden sind.

3.1 Die Rechnung
Wenn Leistungen bereits an das Unternehmen erbracht wurden ist eine „normale“ Rechnung zu erstellen. Im Betreff ist also lediglich der Begriff „Rechnung“ anzugeben. Siehe auch Musterrechnung oben.

3.2 Die Anzahlungsrechnung
Sollte noch keine Leistung erbracht worden sein, handelt es sich um eine Vorableistung und somit muss eine Anzahlungsrechnung erstellt werden. Die Rechnung muss als Anzahlungsrechnung deklariert werden (der Betreff ist als „Anzahlungsrechnung“ zu führen). Besteht zunächst eine Anzahlungsrechnung ergibt sich daraus automatisch, dass die Endabrechnung der Leistungen mittels einer Schlussrechnung zu erfolgen hat. Diese finden Sie nachstehend näher beschrieben.

Sämtliche Rechnungsmerkmale sind ident mit der oben angeführten Musterrechnung. Allerdings ist der vereinbarte voraussichtliche Leistungszeitraum – zB KW 27/2019 – anzugeben oder, falls der Zeitraum noch nicht feststeht, der Hinweis, dass keine Vereinbarung getroffen wurde. Vgl RZ 1524 UStR.

Die Schlussrechnung:
Wenn die Leistung schließlich zur Gänze erbracht wurde, muss eine Schlussrechnung ausgestellt werden. Die Schlussrechnung muss als solche deklariert sein (der Betreff ist als „Schlussrechnung“ zu führen). Auf der Schlussrechnung muss der Gesamtbetrag der Leistung abzüglich der Anzahlungsrechnung( en) aufgelistet sein.

4. Überprüfen Sie die Adresse  vor dem Versand!

Vor dem Versenden der Rechnung ist zu prüfen, ob die Anschrift des Unternehmens ident ist mit der Rechnungsadresse – gegebenenfalls handelt es sich hier um zwei unterschiedliche Adressen.

TPA Tipp für Rechnungen an uns

  • Sollten Sie eine Rechnung an TPA stellen, ersuchen wir Sie Ihre Rechnung am besten per E-Mail an invoice@tpa-group.at zu senden und überprüfen Sie bitte bevor, ob Sie die Rechnung auch an die richtige Gesellschaft gesendet haben. In unserem Impressum finden Sie alle Gesellschaften und Niederlassungen mit den richtigen Daten.
  • Viele weitere Rechnungs-Hinweise, Steuertipps und nützliches Wissen für Unternehmer und Gründer finden Sie im TPA Steuerfolder: 1×1 der Steuern!

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