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Alles, was Sie über Dienstreisen wissen müssen
Immer wieder bekommt ein Arbeitnehmer den Auftrag seine Arbeitsstätte zu verlassen und woanders zu arbeiten. Auch die An- und Abreise zählen zur Dienstreisezeit: Die Dienstreise beginnt also eventuell schon am Wohnort. Welche Bestimmungen es bei der Dienstreise in Österreich gibt, haben unsere Experten hier für Sie zusammengefasst.
Dienstreise: Tagesgeld
Im Zusammenhang mit Dienstreisen können anfallende Tagesgelder nur so lange steuerfrei ausgezahlt bzw. als Betriebsausgaben/ Werbungskosten abgesetzt werden, als kein „weiterer Mittelpunkt der Tätigkeit“ begründet wird. Dabei gelten nach Ansicht des BMF grundsätzlich folgende Fristen bei der Dauer der Dienstreise in Österreich:
- Dienstreise 5 Tage
wenn die Tätigkeit im Nahbereich durchgehend oder regelmäßig wiederkehrend (zB jeden Dienstag) erfolgt. Erfolgt 6 Monate lang keine Tätigkeit an diesem Ort, beginnen die 5 Tage von Neuem. - Dienstreise 15 Tage
wenn die Tätigkeit unregelmäßig erfolgt. Die 15 Tage gelten für jedes Kalenderjahr neu. - Dienstreise 6 Monate
(bei Dienstreisen: innerhalb der letzten 24 Monate vor Beginn der Reise) – nur dann, wenn die „vorübergehende“ Tätigkeit an einem Ort erfolgt, der mehr als 120 Kilometer vom Wohnort entfernt ist. - Unbefristete Dienstreise
Eine zeitlich unbegrenzte Steuerfreiheit der Taggelder setzt eine der folgenden Tätigkeiten voraus: Außendienst-, Fahr-, Baustellen-, Montagetätigkeit oder Arbeitskräfteüberlassung.
Für die Steuerfreiheit ist in diesem Fall – dort wo es möglich ist – eine kollektivvertragliche Definition der Dienstreise erforderlich. In diesem Fall können nach der Verwaltungspraxis zeitlich unbegrenzt Taggelder bis zu höchstens EUR 26,40 pro Tag steuerfrei ausbezahlt werden. Darüber hinausgehende Beträge sind jedenfalls steuerpflichtig.
Achtung! Neue Meldungs-Vorschriften bei Dienstreisen
Das seit 1.1.2017 neu formulierte Lohn- und Sozialdumping-Bekämpfungsgesetz (LSD-BG) in Österreich stellt Unternehmen anderer europäischer Staaten, die ihre Mitarbeiter nach Österreich entsenden, vor Herausforderungen, denn die Melde- und Dokumentationspflichten sind enorm. Selbst für kurze (Arbeits-)Tätigkeiten in Österreich müssen jetzt umfangreiche Anträge, Formulare und Meldungen erfolgen: Die Dokumentation ist oft aufwendig und muss schon zeitgerecht im Vorhinein erfüllt werden.
Da es gesetzlich keine Mindestaufenthaltsdauer, ab wann die ganzen Arbeitsunterlagen erforderlich sind, kann es durchaus sein, dass auch bei einer eintägigen Dienstreise nach Österreich eine vorherige ZKO-Meldung vorliegen muss.
Dienstreise: Reisekostenabrechnung
Voraussetzung für die Anerkennung von Dienstreisen und damit für steuerfreie Tagesgelder ist jedenfalls, dass die vorgeschriebenen Dokumentationspflichten eingehalten werden (insbesondere exakte Reisekostenabrechnungen).
Nächtigungsgelder bei Dienstreisen
Für pauschale Nächtigungsgelder gelten die gleichen Fristen wie für die Tagesgelder. Der Ersatz von tatsächlichen Nächtigungskosten anlässlich von Dienstreisen ist aber stets in voller Höhe steuerfrei.
Kilometergeld bei Dienstreisen mit privaten PKW
Kilometergelder für private Kfz Kilometergelder können bis zu einem Betrag von EUR 12.600 (30.000 Kilometer x EUR 0,42/km) steuerfrei ausbezahlt werden (auch wenn ein Kollektivvertrag andere Beträge enthält).
Werden Fahrten zu einem Einsatzort in einem Kalendermonat überwiegend unmittelbar vom Wohnort aus angetreten, so gilt der Einsatzort in steuerlicher Hinsicht ab dem Folgemonat als Arbeitsstätte. Die Fahrten werden dann mit dem Verkehrsabsetzbetrag bzw. der Pendlerpauschale abgegolten. Das gilt nicht für Fahrten zu Baustellen und Montagetätigkeiten.
Familienheimfahrten - Doppelwohnsitz
Wenn bei der Entsendung an einen Einsatzort die tägliche Rückkehr zum Wohnort nicht zumutbar ist, kann der Arbeitgeber die Kosten für höchstens eine Fahrt pro Woche vom Einsatzort zum Wohnort ohne betragliche Begrenzung steuerfrei auszahlen. Auch der Ansatz von Werbungskosten kommt bei sog. Doppelwohnsitz in Betracht.
- Hier finden Sie weitere Informationen zu Entsendungen
Gemischte Reisen: Dienstreise + Privater Aufenthalt
Lassen sich bei einer Reise private und berufliche Reiseabschnitte eindeutig trennen, können Diäten für den beruflich veranlassten Teil steuerlich geltend gemacht werden. Alle anderen Reisekosten, wie Flüge, Visa und Nächtigungen, sind im Verhältnis der beruflich zu den privat veranlassten Tagen aufzuteilen und nur der beruflich veranlasste Teil ist steuerlich abzugsfähig.
Allerdings ist dabei zu beachten, dass für die steuerlich abzugsfähigen Tage eine nahezu ausschließlich berufliche Veranlassung vorliegen muss. Ist die Reise fremdbestimmt (Gerichtstermin oder ähnliches), können die Flugkosten u.ä. zur Gänze abgesetzt werden, auch wenn ein privater Reiseteil (zB Opern- oder Konzertbesuch) angehängt wird.
Haben Sie noch Fragen zu Dienstreisen?
Sollten Sie Fragen zu Dienstreisen, Entsendungen oder Überlassungen haben, kontaktieren Sie Wolfgang Höfle, den TPA Lohnverrechnungsexperten.
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