1. Ziele und Fristen der SEPA Umstellung
Das Ziel von SEPA ist die Vereinheitlichung des fragmentierten bargeldlosen Zahlungsverkehrs im Euro-Raum.
Bis 1. Februar 2014 müssen die nationalen Verfahren im bargeldlosen Zahlungsverkehr (z.B. Überweisung mit Kontonummer und Bankleitzahl, elektronisches Lastschriftverfahren, Einzugsermächtigungsverfahren) durch SEPA-Instrumente ersetzt werden.
Dies bedeutet, dass sich Unternehmen bereits jetzt Gedanken über die Integration von SEPA in Ihre Abläufe und Systeme machen sollten, um nicht von den Neuerungen und den daraus resultierenden Konsequenzen, wie beispielsweise verspätete oder ausgefallene Zahlungen, Skontoverluste oder auch Liquiditätsprobleme durch nicht durchführbare Kundenzahlungen oder Kunden-Einziehungsaufträge überrascht zu werden.
Ihre TPA Berater beantworten Fragen zu SEPA und begleiten Sie gerne bei der SEPA-Umstellung. Nachfolgend finden Sie zusammengefasst die wichtigsten Informationen zu SEPA:
2. SEPA-Produkte
Folgende Produkte werden im Rahmen der Umstellung eingeführt bzw. sind bereits im Einsatz und ersetzen die vorhandenen nationalen Verfahren:
- SEPA-Überweisung (SEPA Credit Transfer)
- SEPA-Lastschrift (SEPA Direct Debit CORE)
- SEPA-Firmenlastschrift (SEPA Direct Debit B2B)
2.1 SEPA-Überweisungen (SEPA Credit Transfer)
Die wichtigsten Neuerungen in diesem Zusammenhang stellen
- die ausschließliche und einheitliche Verwendung der IBAN statt der Kontonummer und
- die Substitution der Bankleitzahl durch die BIC-Nummer dar.
Die SEPA-Zahlungsanweisung ersetzt die bisherigen Formulare Zahlschein, Erlagschein, Überweisung bzw. EU-Standard-Überweisung. Bitte beachten Sie, dass Restbestände alter Zahl- und Erlagscheine von Banken nur noch bis 31.01.2014 angenommen werden. Planen Sie bereits jetzt den Wechsel auf das neue SEPA Zahlungsanweisungsformular!
Werden Überweisungen aus der Finanzbuchhaltung getätigt, ist zu beachten, dass Ihre Systeme die hierfür notwendigen Informationen mittels des einheitlichen XML-Formats bereitstellen müssen.
2.2 SEPA-Lastschrift und SEPA-Firmenlastschrift
Das in Österreich weit verbreitete Einzugsermächtigungsverfahren gibt es unter SEPA nicht mehr.
Bei der SEPA-Lastschrift unterscheidet man zwischen der SEPA-Lastschrift und der SEPA-Firmenlastschrift.
Erstere kommt in der Vertragsbeziehung zwischen Unternehmer und Konsument zur Anwendung, die SEPA-Firmenlastschrift gilt im Verhältnis Unternehmer zu Unternehmer.
Bei beiden Lastschriftverfahren muss der Zahlungspflichtige ein Mandat unterschreiben, welches den Empfänger zur Abbuchung ermächtig. Die Handhabung der Mandate bzw. erforderliche Neuausstellungen bei bestehenden Mandaten sind für die beiden Lastschriftverfahren unterschiedlich geregelt. Zusätzlich zum Mandat benötigt der Lastschrifteinreicher eine Creditor Identificaton (CID), die zur eindeutigen Identifikation des Lastschrifteinreichers dient und mit jeder Lastschrift übergeben wird.
Lastschriften müssen ab 1. Februar 2014 als SEPA-Lastschrift durchgeführt werden. Ab diesem Zeitpunkt darf das nationale Lastschrift- bzw. Einzugsverfahren nicht mehr angewendet werden.
3. Fazit und Tipps zur SEPA-Umstellung
Die Umstellung bringt eine Reihe von Vorteilen für Verbraucher, Banken und Unternehmen. Die Zahlungsabwicklung wird vereinfacht, da alle eingehenden und ausgehenden Zahlungen unter Nutzung eines einheitlichen Formats erfolgen.
SEPA erfordert jedoch einige Änderungen in der Ablauforganisation, um die SEPA-Instrumente, insbesondere die Anforderungen der SEPA-Lastschrift umsetzen zu können.
Jedes Unternehmen sollte schon jetzt einen Zeitpunkt für die SEPA-Migration vorsehen, daraus einen Maßnahmenplan ableiten und eventuell ein Projektteam einsetzen. Bestehende Abläufe müssen analysiert und an die Neuerungen angepasst werden.
In der operativen Umsetzung, die gleichzeitig ein idealer Anlass für eine Analyse und Vereinfachung von zahlungsrelevanten Debitoren- und Kreditorenprozessen ist, sollten Unternehmen in einem ersten Schritt ab sofort auf allen ihren Geschäftsunterlagen ihre IBAN und BIC-Nummer angeben.
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