Die derzeit bestehenden Hürden für elektronische Rechnungen fallen mit 01.01.2013 fallen in Österreich weg. Die elektronische Übermittlung wird durch das, derzeit als Begutachtungsentwurf vorliegende, Abgabenänderungsgesetz 2012 wesentlich erleichtert.
E-Rechnungen mit elektronischer Signatur
Derzeit führt die Notwendigkeit, die E-Rechnungen mittels elektronischer Signatur zu versehen oder diese im Rahmen des reglementierten elektronischen Datenaustauschverfahrens (EDI) zu übermitteln, dazu, dass sich die E-Rechnung keiner großen Beliebtheit erfreut. Durch den Wegfall dieser Formerfordernisse soll das in den modernen Kommunikationsmöglichkeiten (E-Mail, Web-Download, etc.) schlummernde Vereinfachungs-, Beschleunigungs- und somit Kostensenkungspotenzial auch im Bereich der Rechnungsausstellung genutzt werden. Die Rechnung muss aber weiterhin sämtliche gesetzlich verpflichtenden Rechnungsinhalte aufweisen.
Elektronische Rechnungsübermittlung ab 01.01.2013
Das Vorliegen einer elektronischen Signatur wird nicht mehr gefordert, ebenso die Übertragung mittels elektronischem Datenaustauschverfahren (EDI). Die Übertragung der Rechnung kann somit erfolgen als
- E-Mail;
- E-Mail-Anhang;
- Web-Download;
- SMS, MMS;
- Fax.
Sämtliche elektronische Formate (zB .pdf, .xml) stehen grundsätzlich zur Verfügung. Es ist jedoch zu beachten, dass die Rechnung durch die elektronische Übermittlung und auch nach der elektronischen Übermittlung nicht verändert werden darf. Insofern bieten sich so genannte Write Once Read Many (WORM) Formate (wie etwa .pdf) als Format für die E-Rechnung an.
Da der Rechnungsempfänger der elektronischen Übermittlung widersprechen kann, sollten vorab Übertragungsmedium und verwendetes Format vereinbart werden. Eine entsprechende Regelung kann idR auch in den AGBs erfolgen.
Mehrfachübermittlung der Rechnung
Werden Rechnungen in mehreren Formaten oder auf mehreren Medien (E-Rechnung und Papierrechnung) übermittelt, so ist jedenfalls ein Hinweis auf diese Mehrfachübermittlung ein und derselben Rechnung in die Rechnung aufzunehmen, um eine (zusätzliche) Umsatzsteuerschuld kraft Rechnungslegung zu verhindern.
Verpflichtende Verwendung der E-Rechnung
Gleichzeitig mit den Erleichterungen für die elektronische Rechnungsübermittlung wird ab 01.01.2014 für bestimmte Bereiche die verpflichtende Verwendung der E-Rechnung eingeführt. So werden ab diesem Datum sämtliche Lieferanten des Bundes verpflichtet, ihre Rechnungen an den Bund elektronisch zu übermitteln. Davon werden rund 2 Millionen Rechnungen betroffen sein.
Die Übermittlung soll über das Unternehmensserviceportal des Bundes (www.usp.gv.at), über das ebinterface der Wirtschaftskammer (www.ebinterface.at) oder durch automatisierte Rechnungsübermittlung direkt aus dem ERP-System des Lieferanten an das Bundessystem erfolgen. Auch die Übermittlung über FinanzOnline (www.finanzonline.bmf.gv.at) wird derzeit geprüft.
Vergleich Papier-Rechnung – E-Rechnung ALT – E-Rechnung NEU
Siehe dazu unseren Artikel „Die E-Rechnung ab 01.01.2013 – Die Seite des Rechnungsempfängers“
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