Ab 1.4.2017 müssen Registrierkassen über eine funktionsfähige Sicherheitseinrichtung verfügen. Außerdem sind Melde- und Dokumentationspflichten zu beachten.
Signatur- und Siegelerstellungseinheit
Um die manipulationsgeschützte Registrierkasse vorschriftsmäßig in Betrieb zu nehmen, ist eine Registrierung der Registrierkasse( n) und der Signatur- und Siegelerstellungseinheit(en) (kurz: SSE) beim BMF erforderlich. Anschließend muss der Startbeleg erfolgreich geprüft werden. Diese Schritte müssen für bereits in Betrieb befindliche Registrierkassen bis spätestens 31.3.2017 erfolgen.
Meldepflichten bei Vorfällen
Kommt es während des Betriebs zu Vorfällen, die die Funktion der manipulations-geschützten Registrierkasse beeinträchtigen, muss das ohne unnötigen Aufschub, längstens binnen einer Woche über FinanzOnline gemeldet werden. Das betrifft:
- Ausfall einer Registrierkasse und/oder SSE, wenn nicht nur vorübergehend, also länger als 48 Stunden;
- Wiederinbetriebnahme einer Registrierkasse und/oder SSE;
- Außerbetriebnahme einer Registrierkasse und/oder SSE, zB bei Betriebsaufgabe;
- Inbetriebnahme (weiterer) Registrierkassen und/oder SSE.
Mehrere Dokumentationspflichten
Jeweils zum Monatsende ist ein signierter Monatsbeleg zu erstellen. Der letzte Monatsbeleg des Kalenderjahres, der sogenannte Jahresbeleg, muss – über Webservice oder die App „BMF Belegcheck“ – geprüft, ausgedruckt und aufbewahrt werden.
Das Datenerfassungsprotokoll der Registrierkasse ist zumindest vierteljährlich unveränderbar auf ein externes Medium zu sichern und die Sicherungen aufzubewahren. Besondere Dokumentationspflichten bestehen bei (planmäßiger) Außerbetriebnahme der Registrierkasse.
Was ist bei Ausfall der Kasse oder SSE zu tun?
Ist die SSE ausgefallen, dann müssen die Barumsätze mit einer anderen Registrierkasse mit funktionierender SSE aufgezeichnet werden. Falls das nicht möglich ist, muss auf den Belegen der Registrierkasse deutlich sichtbar der Vermerk „Sicherheitseinrichtung ausgefallen“ angebracht sein.
Ist die Registrierkasse selbst ausgefallen und ist keine weitere Registrierkasse vorhanden, müssen die Barumsätze mit händisch erstellten Belegen aufgezeichnet werden. Die Barumsätze während des Ausfalls sind nach Wiederinbetriebnahme der Kasse einzeln nachzuerfassen und ein Sammelbeleg mit Signatur zu erstellen. Die Zweitschriften der Papierbelege sind aufbewahrungspflichtig, zudem sind die Meldepflichten für jeden nicht nur vorübergehenden Ausfall und die Wiederinbetriebnahme der Kasse und/oder SSE (jeweils mit Angabe von Datum und Uhrzeit) zu beachten.
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