1. Ist-Situation in Unternehmen: Gewachsene Strukturen statt überlegte Prozesse
Die Digitalisierung von Dokumenten und Geschäftsabläufen bringt Erleichterungen und Fortschritte, aber wie und wo fangt man als Unternehmer am besten damit an?
Neben den Herausforderungen von Seiten der Märkte und des Unternehmensumfelds kommen häufig komplexe und kaum mehr nachvollziehbare und nicht gesteuerte Unternehmensabläufe hinzu, die aus gewachsenen Strukturen, wechselnden Mitarbeitern, individuellen Arbeitsstilen bei Ablage und Kommunikation, aus Umstrukturierungen im Unternehmen oder aus der Integration von Akquisitionen entstanden sind.
Dokumentationspflichten: Digitale Dokumente archivieren
Aus rechtlicher und steuerlicher Sicht bestehen zahlreiche Offenlegungs- und Dokumentationspflichten sowie Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen, die beispielsweise betreffend Immobilien mittlerweile 22 Jahre betragen und damit klassische Papierarchive zu einem nicht zu vernachlässigenden Kostenfaktor machen. Auch die Korrespondenz und Rechnungslegung zu Geschäftspartnern und Behörden erfolgt zunehmend digital, bspw. die eRechnung an Bundesdienststellen ab 01.01.2014.
Um all diesen Anforderungen gerecht zu werden, müssen Unternehmen organisiert, strukturiert und effizient agieren, und ihre internen organisatorischen „Hausaufgaben“ machen.
2. Soll-Situation: Klare Prozess- und Ablaufstrukturen
Damit aktuelle Organisations- und Strukturschwächen behoben werden können, bedarf es stets einer genauen Erhebung der Geschäftsabläufe und deren unterschiedlichen Umsetzungsvarianten im Unternehmensalltag (Soll- und Ist-Prozesse).
Qualitätssicherung: Digitalisierung von Dokumenten
Darauf aufbauend werden klare und einheitliche Prozesse erarbeitet und eindeutige Verantwortungen für den Prozess selbst sowie die einzelnen Teilaufgaben definiert. Entscheidend ist hier die frühzeitige Einbindung der von den Abläufen betroffenen Mitarbeiter und Stellen, um eine praktikable und auch umsetzbare Lösung zu ermöglichen und deren Anwendung sicherzustellen. Zur Qualitätssicherung und auch Gewährleistung der lückenlosen Umsetzung müssen alle Abläufe und Strukturen in das bestehende interne Kontroll- und Steuerungssystem (IKS) eingebunden werden.
Digitalisierung und Unterstützung durch moderne Technologien
Zur Umsetzung und Unterstützung der Abläufe im Unternehmensalltag stehen durch moderne Technologien zahlreiche Möglichkeiten zur Verfügung, Gesamtprozesse bzw. einzelne Tätigkeiten digital zu unterstützen; diese digitalen Technologien sind auch ein wesentlicher Effizienzfaktor.
Workflow- und Dokumentenmanagementsysteme (DMS) ermöglichen es, Schwachstellen in manuellen Abläufen zu beheben und die Daten- und Informationssicherheit zu erhöhen. Klare und definierte Schnittstellen bieten eine effiziente Anbindung an andere Unternehmensprozesse oder auch externe Geschäftspartner (zB EDI, eRechnung).
Einführung von digitalen Geschäftsabläufen und Dokumenten
Zur Umsetzung und Implementierung von neuen, digitalen Lösungen im Unternehmensalltag bedarf es stets klar aufgesetzter und kommunizierter Projekte. Durch den Eingriff in bestehende Abläufe weist ein derartiges Projekt immer auch einen gewissen Change Management-Charakter auf.
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Projektwerdungsphase: Erhebung und Zielsetzung
In den ersten Schritten erfolgt eine detaillierte Erhebung der bestehenden Abläufe und der bereits im Einsatz befindlichen Systeme. Dies resultiert in einer eindeutigen Definition des Zielsystems und Zielzustandes, die in einem Pflichtenheft dokumentiert werden und die während der gesamten Projektdauer als Leitlinie gelten.
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Projektumsetzungsphase: Prozess-Findung und Optimierung
Durch die Anpassungen von Abläufen sind derartige Projekte zumeist komplex und es bedarf einer angemessenen Steuerung der unterschiedlichen Projektaspekte und -teilaufgaben. Eine detaillierte Ablaufplanung in personeller und logistischer (auch systemseitiger) Sicht ist unerlässlich, um die Eingriffe in das operative Geschäft so gering wie möglich zu halten und Fehler zu vermeiden, die nachträglich aufwendig behoben werden müssten.
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Projektabschlussphase: Das Unternehmen ist digital
Die klare Definition des Umstiegszeitpunktes von den bisherigen auf die neuen Prozessabläufe ermöglicht einen nahtlosen Übergang und vermeidet eine Situation, dass parallel in unterschiedlichen Strukturen, Abläufen und Dokumentationssystemen gearbeitet wird.
Für die konsequente Umsetzung und Anwendung der neuen Abläufe empfiehlt sich eine entsprechende Schulung und Vorbereitung der betroffenen Mitarbeiter. Die Erfahrung zeigt, dass gerade in der Anlaufzeit eine gezielte Unterstützung und Lenkung erforderlich ist, die neuen Prozesse und Abläufe auch tatsächlich umzusetzen. Nur durch die Integration und den Einsatz aller Beteiligten sowie durch Anwendung systemseitiger Möglichkeiten (Zugriffsrechte, Workflows, etc.) kann ein Abweichen von den gestalteten Abläufen und das neuerliche Bilden von Insellösungen vermieden werden.
Unternehmenspotentiale: Digitale Geschäftsabläufe
In der Anwendung moderner Technologien und dem Einsatz digitaler Geschäftsabläufe und Dokumente liegen für Unternehmen erhebliche Effizienzpotentiale. Die Umstellungsprojekte sind regelmäßig komplex und breit aufgestellt, sie erfordern gezielte und professionelle Konzeption und Umsetzung.
Gerne stehen Ihnen unsere erfahrenen Berater für weiterführende Informationen und eine Umsetzungsbegleitung zur Verfügung: TPA Projektmanagement
Praxisbeispiel: Digitalisierungs-Projekt
Um Ihnen einen ersten Eindruck zu vermitteln, wollen wir Ihnen hier kurz ein in der Praxis erfolgreich durchgeführtes Projekt vorstellen:
Praxisprojekt „Digitalisierung – Datenarchivierung – Objektdokumentenarchiv“
- Aufarbeitung und Digitalisierung eines Altarchives
- Begleitung bei der Systemintegration
- Gesamte Konzeption, Strukturierung und Abwicklung des Projektes
- Projektzeitraum: Juli bis September 2013
- Archivumfang:15.000 Ordner, 5,5 Mio Blatt Papier, 3,2 Mio Blatt digitalisiert
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