Die Registrierkassa und die Sicherheit: Es gibt weiter viel zu tun!

3. Oktober 2016 | Lesedauer: 4 Min

Betriebe, die von der Registrierkassenpflicht betroffen sind, müssen nicht nur zeitgerecht eine ordnungsgemäße Registrierkasse anschaffen und in Betrieb nehmen. Sie sind auch dafür verantwortlich, dass die Registrierkasse spätestens mit 1. April 2017 mit einer Sicherheitseinrichtung ausgerüstet wird. Bereiten Sie sich rechtzeitig darauf vor – TPA unterstützt Sie gerne.

Die Registrierkassenpflicht gilt erstmals für Zeiträume ab Mai 2016. Sie brachte mit sich, dass viele Betriebe eine neue Registrierkasse bzw. ein Kassensystem anschaffen, einrichten oder in Betrieb nehmen mussten, oder aber das bestehende System adaptieren mussten.

1. Auswahl des passenden Kassensystems

Bei der Auswahl eines für den Betrieb passenden Systems sollte nicht nur der Preis ausschlaggebend sein. Betriebe sollten auch gleich mit berücksichtigen, wie sie durch die Registrierkasse betriebliche Abläufe optimieren können.

TPA Tipp:
Lassen Sie sich von Kassenvertriebsfirmen beraten – so finden Sie das System mit dem bestmöglichen Nutzen für Ihr Einsatzgebiet. Und informieren Sie den Kassenlieferanten Ihrer Wahl darüber, welches Buchhaltungsprogramm in Ihrem Unternehmen verwendet wird. So stellen Sie sicher, dass Datenschnittstellen zur Finanzbuchhaltung genutzt werden können.

2. Sicherheitseinrichtungen ab dem 1.4.2017 verpflichtend

Spätestens ab 1.4.2017 müssen Registrierkassen mit einer ordnungsgemäß eingerichteten Sicherheitseinrichtung ausgestattet sein. Sie besteht aus einer Signatur- und Siegelerstellungseinheit und einem Signatur- und Siegelzertifikat, die mit der Registrierkasse verbunden sind. Zulässig ist die Verwendung einer Sicherheitseinrichtung naturgemäß auch schon vor diesem Stichtag.

TPA Tipps zur Registrierkassa

Kümmern Sie sich schon vor 1.4.2017 um die ordnungsgemäße Einrichtung – denn es sind mehrere organisatorische Schritte erforderlich.
Beachten Sie auch den Handbuch zur Registrierkasse vom BMF!

3. Was ist zu tun, um die Sicherheitseinrichtungen vorschriftsmäßig in Betrieb zu nehmen?

Signatur- bzw. Siegelzertifikat:
Steuerpflichtige müssen bei einem sogenannten Vertrauensdiensteanbieter ein Signatur- bzw. Siegelzertifikat erwerben. In Österreich sind dafür die Firmen A-Trust und Globaltrust zugelassen und bieten entsprechende Produkte an. Zur Einrichtung des Zertifikats muss das Unternehmen dem Vertrauensdiensteanbieter seine Steuernummer, seine UID oder die sogenannte „GLN“-Nummer zur Eintragung im Zertifikat bekannt geben.
Initialisierung der Registrierkasse:
Im nächsten Schritt geht es um die „Initialisierung“ der Registrierkasse: Die Signatur- und Siegelerstellungseinheit muss mit der Registrierkasse verbunden werden. Und die entsprechende Funktion in der Software der Registrierkasse muss aktiviert werden (möglicherweise ist dazu ein Software-Update erforderlich). Das können Mitarbeiter Ihres Betriebes oder ein Servicetechniker Ihres Kassenlieferanten erledigen.
Startbeleg:
Nun muss ein Startbeleg erstellt werden: Dazu ist ein Nullumsatz zu bonieren, der zur sicheren Verkettung mit den darauffolgenden „realen“ Registrierkassenumsätzen verwendet wird. Entweder kann das eine Funktion der Registrierkassensoftware übernehmen. Oder Mitarbeiter des Unternehmens bzw. der Servicetechniker des Kassenlieferanten geben manuell einen Null-Umsatz ein.
Vergabe eines AES-Schlüssels:
Nächster Schritt ist die Vergabe eines AES-Schlüssels. Dieser Schlüssel kann vom Steuerpflichtigen frei gewählt werden oder von der Registrierkassensoftware zufällig vergeben werden.
Registrierung bei der Finanz:
Danach erfolgt die Registrierung bei der Finanzverwaltung: Das Signatur- und Siegelzertifikat, der AES-Schlüssel und die Kassenidentifikationsnummern aller verwendeten Registrierkassen müssen über FinanzOnline bei der Finanzverwaltung registriert werden.

Überprüfung des Startbelegs:
Der Startbeleg muss nach der Registrierung bei der Finanzverwaltung überprüft werden. Das ist mit einer App möglich, die von der Finanzverwaltung zur Verfügung gestellt wird, oder mittels einer Funktion der Registrierkasse. Dabei wird überprüft, ob die verschlüsselten Daten mit den bei der Finanzbehörde bekanntgegebenen Daten entschlüsselt werden können. Wenn die Überprüfung erfolgreich ist, wurde die Registrierkasse manipulationssicher eingerichtet.

4. Weitere Meldepflichten während des Betriebs der Registrierkasse

Der ordnungsgemäße Betrieb der Registrierkasse oder des Kassensystems sieht auch vor, dass nach der erstmaligen Inbetriebnahme bestimmte Ereignisse fristgerecht an die Finanzverwaltung zu melden sind (zB der Ausfall einer Registrierkasse). Darüber hinaus muss nicht nur der Startbeleg auf formale Richtigkeit überprüft werden, sondern auch der Jahresbeleg.

5. Was TPA für Sie tun kann

TPA kann für Ihren Betrieb zusätzlich zur laufenden Steuerberatung auch die erforderlichen elektronischen Meldungen über FinanzOnline vornehmen. Konkret übernehmen wir gerne folgende Aufgaben für Sie:

Registrierung des Zertifikats, der Kassenidentifikationsnummern aller Registrierkassen und des verwendeten AES-Schlüssels über FinanzOnline;
Meldung eines Ausfalls oder einer Außerbetriebnahme einer Registrierkasse;
Meldung eines Ausfalls oder einer Außerbetriebnahme einer Signatur- und Siegelerstellungseinheit;
Meldung der Wiederinbetriebnahme einer Registrierkasse;
Meldung der Wiederinbetriebnahme einer Signatur- und Siegelerstellungseinheit.

Funktionen Ihrer Registrierkassensoftware: XML-Datei

Wenn Ihre Registrierkassensoftware die Funktion bietet, die für die Meldungen benötigten Daten in Form einer XML-Datei zu erstellen und zu exportieren, können Sie die Daten elektronisch über FinanzOnline an die Finanzverwaltung übermitteln. Sollte Ihre Registrierkasse über Internet eine direkte Verbindung zu FinanzOnline herstellen können, besteht die Möglichkeit, die benötigten Daten über einen ausschließlich zu diesem Zweck eingerichteten Zugang zu FinanzOnline direkt zu übermitteln.

Bitte kontaktieren Sie Ihren TPA Betreuer so zeitnah wie möglich, damit wir fristgerechte Meldungen sicherstellen können. Hier finden Sie alle TPA Experten!