Infolge der Steuerreform 2015/2016 gilt ab 1.1.2016 für alle Unternehmer, die Barumsätze erzielen, eine Belegerteilungspflicht für jeden einzelnen Umsatz. Betriebe, welche bestimmte Umsatzgrenzen überschreiten, sind ab 1.1.2016 verpflichtet, eine elektronische Registrierkasse zu verwenden. Mit einem Erlass gewährt der Finanzminister Erleichterungen für einen Übergangszeitraum und stellt seine Meinung zu einigen Zweifelsfragen klar.
Generell muss darauf hingewiesen werden, dass für viele im BMF-Erlass angeführte Erleichterungen – darunter auch das Absehen von bestimmten Finanzstrafen während des Übergangszeitraums im 1. und 2. Quartal 2016 – die gesetzliche Grundlage unsicher ist. Demzufolge ist auch der Rechts- und Vertrauensschutz fraglich. Die nachstehende Darstellung ausgewählter Themen aus dem BMF-Erlass kann eine individuelle Beratung im Einzelfall nicht ersetzen und dient nur der überblicksartigen Information.
1. Absehen von Finanzstrafen während eines Übergangszeitraums
Gemäß BMF-Erlass soll für das 1. Quartal 2016 (unter bestimmten Voraussetzungen auch für das 2. Quartal 2016) von der Festsetzung von Strafen wegen bloßer Nichterfüllung der Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht abgesehen werden. Dies gilt allerdings nur dann, wenn es dadurch nicht zu Hinterziehungen und Verkürzungen von Abgaben gekommen ist. So erhalten Betriebe, die nicht rechtzeitig zum 1.1.2016 eine den neuen Anforderungen entsprechende Registrierkasse im Einsatz haben können, mehr zeitlichen Spielraum. Die grundsätzliche Verpflichtung, ab 1.1.2016 eine Registrierkasse zu verwenden, bleibt für die betroffenen Betriebe davon aber unberührt.
2. Erleichterungen für Betriebsumstellung und Betriebsaufgabe
Wird der Betrieb im Laufe des Jahres 2016 – zum Beispiel wegen Pensionsantritts – aufgegeben, ist es laut Erlass nicht erforderlich, für diesen kurzen Zeitraum eine Registrierkasse anzuschaffen bzw. eine bereits vorhandene zur Erfüllung der neuen Vorschriften umzurüsten. Entsprechendes gilt für Steuerpflichtige, die ihren Betrieb derart umstellen, dass sie bereits 2016 die Barumsatzgrenze von EUR 7.500 unterschreiten werden.
Beabsichtigt daher ein Betrieb, auf Zahlscheinzahlung umzustellen und wird diese Umstellung unmittelbar durchgeführt, sodass für 2016 nicht mehr mit der Überschreitung der Barumsatzgrenze zu rechnen ist, ist die Anschaffung bzw. die Aufrüstung einer elektronischen Registrierkasse laut Erlass nicht erforderlich. Weiters profitieren jene Steuerpflichtige von dieser erlassmäßigen Erleichterung, die den Umfang ihres Betriebes derart einschränken, dass sie die Barumsatzgrenze im Jahr 2016 unterschreiten werden. Voraussetzung für diese Erleichterung ist jedoch, dass diese Betriebe ihrer Belegerteilungspflicht ab 1.1.2016 dennoch nachkommen.
3. Was zählt nicht zu den Barumsätzen?
Nicht zu den Barumsätzen zählen durchlaufende Posten – das sind Beträge, die der Unternehmer im Namen und für Rechnung eines Dritten vereinnahmt (zB Rezeptgebühren). Dazu ist es erforderlich, dass dieser Umstand gegenüber dem Kunden ausdrücklich offengelegt wird. Ob im Wege einer Barzahlung vereinnahmte Beträge als durchlaufende Posten zu betrachten sind, ist unbedingt im Einzelfall gemeinsam mit Ihrem Steuerberater zu prüfen.
Durchlaufende Posten sind bei der Prüfung, ob die Barumsatzgrenze überschritten wird, nicht zu berücksichtigen, aber trotzdem einzeln aufzuzeichnen und bei Verwendung einer Registrierkasse in dieser zu erfassen.
Nicht als Barumsätze zählen weiters
- „echte“ Spenden (ohne jede Gegenleistung),
- „echte“ Mitgliedsbeiträge (ohne Gegenleistung),
- Verkauf von reinen Wertgutscheinen (ohne bereits konkretisierte Leistung, die damit gekauft wird),
- Nachnahme/Inkasso (zB durch einen Paketdienst oder Spediteur) für einen Dritten, und
- „echter“ Schadenersatz (Ersatz für einen verursachten Schaden).
Für diese Beträge bestehen jedoch trotzdem Aufzeichnungspflichten.
4. Eine Registrierkasse für mehrere Unternehmer?
Mehrere Unternehmer (zB Ordinationsgemeinschaften von Ärzten oder Physiotherapeuten) können unter bestimmten Voraussetzungen gemeinsam eine Registrierkasse verwenden. Dazu ist es erforderlich, dass die Registrierkasse für jeden Unternehmer ein getrenntes Datenerfassungsprotokoll führt und ab 2017 die Sicherung der Erfassung mit einer dem jeweiligen Unternehmer zugeordneten Signaturerstellungseinheit erfolgt. Es muss dadurch gewährleistet sein, dass nachvollziehbar und klar erkennbar ist, welche Umsätze welchem Unternehmer zuzurechnen sind.
5. Keine Registrierkassenpflicht für vollpauschalierte Betriebe
Jene Land- und Forstwirte, die nach einkommensteuerlichen und umsatzsteuerlichen Vorschriften vollpauschaliert sind, sind für diese Barumsätze nicht von der Registrierkassenpflicht erfasst. Soweit der Gewinn in Abhängigkeit von tatsächlichen Betriebseinnahmen zu ermitteln ist (Teilpauschalierung), besteht jedoch Einzelaufzeichnungs-, Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht.
6. Erleichterungen für einzelne Berufsgruppen
Der BMF-Erlass stellt klar, dass Ärzte und Rechtsanwälte sowie Notare in Hinblick auf ihre Verschwiegenheitsverpflichtung personenbezogene Daten weder auf den Belegen noch in der Registrierkasse aufnehmen und abspeichern müssen. Auf dem Beleg der Registrierkasse ist
- ein Verweis auf die Honorarnote, welche Art und Umfang der sonstigen Leistung umschreibt,
- ein bezugnehmendes Aktenzeichen, oder
- eine Gerichtsaktenzahl ausreichend.
7. Mobile Unternehmer-Gruppen
Unternehmer, die ihre Leistungen außerhalb einer Betriebsstätte erbringen (zB fahrende Masseure, Ärzte, Friseure, Gaifahrer, Reiseleiter, Messeverkäufe, Rauchfangkehrer) und zur Verwendung einer Registrierkasse verpflichtet sind, können ihre Barumsätze nach Rückkehr in die Betriebsstätte ohne unnötigen Aufschub einzeln in einer Registrierkasse nacherfassen. Sie müssen dem Leistungsempfänger jedoch im Zeitpunkt des Umsatzes einen Beleg aushändigen und eine Durchschrift aufbewahren. Bei der Nacherfassung ist es zulässig, je einzelnem Barumsatz auf eine Paragondurchschrift bzw. –nummer zu verweisen, die Beleginhalte müssen nicht einzeln eingegeben werden.
Unter bestimmten Voraussetzungen ist es auch zulässig, gleich hohe Einzelumsätze zusammenzurechnen und in jeweils einer Summe in der Registrierkasse nachzuerfassen.
Betriebe, die mehrere Betriebsstätten unterhalten und diese mit gewisser Regelmäßigkeit und dauerhaft nutzen, können von den Erleichterungen für mobile Gruppen jedoch nicht Gebrauch machen, und müssen Umsätze in allen ihren Betriebsstätten unmittelbar mit einer Registrierkasse aufzeichnen (zB Psychotherapeuten mit mehreren Praxisstandorten).
8. Erforderliche Schritte: Registrierkasse
Betriebe, die ab 1.1.2016 zur Aufzeichnung mit einer Registrierkasse verpflichtet sind, sollten unverzüglich ein geeignetes System bestellen oder ein bestehendes umrüsten lassen. Dabei ist nicht nur auf die ab 2016 geltenden Anforderungen, sondern auch auf jene Bedacht zu nehmen, die ab 2017 gelten.
Aufgrund des kurzen Zeitraums bis zum Inkrafttreten der Registrierkassenpflicht mit 1.1.2016 bzw. bis zum Ende des erlassmäßig gewährten straffreien Übergangszeitraums mit 31.3.2016 (die Straffreiheit bis 30.6.2016 ist an eine konkrete Glaubhaftmachung der Gründe für die Nichterfüllung der Registrierkassenpflicht geknüpft) ist mit Engpässen bei den Lieferanten zu rechnen, insbesondere in Hinblick auf notwendige Serviceleistungen (zB Installation des neuen Kassensystems im Unternehmen, Installation und Konfiguration von Software-Updates usw.).
