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Die Sicherheitseinrichtung zur Registrierkasse – Was ist bis 31.3.2017 noch zu tun?

24.02.2017

Ab 1.4.2017 müssen Registrierkassen über eine funktionsfähige Sicherheitseinrichtung verfügen. Um dies sicherzustellen, müssen die Vorbereitungsarbeiten spätestens am 31.3.2017 abgeschlossen sein. Auch während des Betriebs der Registrierkasse sind neue Melde- und Dokumentationspflichten zu beachten.

Spätestens ab 1.4.2017 müssen Registrierkassen mit einer ordnungsgemäß eingerichteten Sicherheitseinrichtung ausgestattet sein. Diese erfordert das Vorhandensein einer Signatur- und Siegel-Erstellungseinheit, die mit der Registrierkasse verbunden ist. Wesentlicher Bestandteil der Signatur- und Siegelerstellungseinheit ist ein Signatur- und Siegelzertifikat, das Ihrem Betrieb zugeordnet wird.

Die Registrierkassenprämie in Höhe von EUR 200,00 kann nur mehr beantragt werden, sofern Anschaffung bzw. die Umrüstung der Registrierkasse bis 31. März 2017 vorgenommen wird.

1. Was ist zu tun, um die Sicherheitseinrichtung vorschriftsmäßig in Betrieb zu nehmen?

1.1 Signatur- und Siegelzertifikat bestellen

Das benötigte Zertifikat kann bei einem der in Österreich zugelassenen Vertrauensdiensteanbietern (A-Trust, Globaltrust und Primesign) bezogen werden. Alternativ bieten auch viele Kassenlieferanten an, das benötigte Kartenlesegerät und das Signatur- und Siegelzertifikat zu liefern.

Falls Sie bisher noch kein Signatur- und Siegelzertifikat samt benötigtem Lesegerät bestellt haben, platzieren Sie bitte unverzüglich die Bestellung bei einem der drei Vertrauensdiensteanbieter oder bei Ihrem Kassenlieferanten. Dabei muss die eigene Steuernummer, UID oder die sogenannte „GLN“-Nummer zur Eintragung im Zertifikat bekannt geben werden.

TPA Tipp

Bitte bedenken Sie, dass Ihre Registrierkassensoftware unter Umständen nicht mit den Zertifikaten aller drei Anbieter kompatibel ist. Fragen Sie diesbezüglich bei Ihrem Kassenlieferanten nach, oder bestellen Sie das Signatur- und Siegelzertifikat direkt bei Ihrem Kassenlieferanten.

1.2 Initialisierung der Registrierkasse

Die Signatur- und Siegelerstellungseinheit wird nach Erhalt des Signatur- und Siegelzertifikats mit der Registrierkasse verbunden und es wird die entsprechende Funktion in der Software der Registrierkasse aktiviert.

Weiters wird

  • eine Kassenidentifikationsnummer (beliebige Nummer zur eindeutigen Identifizierung der jeweiligen Registrierkasse in Ihrem Betrieb), und
  • ein Benutzerschlüssel („AES-Schlüssel“) vergeben.

Beim Benutzerschlüssel handelt es sich um ein (geheimes) Passwort für das Verschlüsselungsverfahren. Dieser Schlüssel kann frei gewählt oder von der Registrierkassensoftware zufällig erzeugt werden.

TPA Tipp

Um die Signatur- und Siegelerstellungseinheit verwenden zu können, benötigt Ihre Registrierkasse möglicherweise ein Softwareupdate. Bitte fragen Sie diesbezüglich bei Ihrem Kassenlieferanten nach.

1.3 Erstellung des Startbelegs

Nach der Initialisierung muss ein Startbeleg erstellt werden. Dabei handelt es sich um einen Beleg mit Nullumsatz, der zur sicheren Verkettung mit den darauffolgenden tatsächlichen Registrierkassenumsätzen verwendet wird. Der Startbeleg kann entweder mit einer Funktion der Registrierkassensoftware oder durch manuelles Bonieren eines Nullumsatzes erstellt werden.

1.4 Registrierung von Registrierkasse und Sicherheitseinrichtung

Weiters muss die Registrierung bei der Finanzverwaltung erfolgen: Alle verwendeten Signatur- und Siegelerstellungseinheiten sowie alle verwendeten Registrierkassen müssen über FinanzOnline bei der Finanzverwaltung registriert werden.

Die Registrierung der Kasse kann

  • über das „Registrierkassen-Webservice“ (falls Ihre Registrierkasse diesen Kommunikationsweg unterstützt) oder
  • über Ihren eigenen FinanzOnline-Zugang oder
  • durch einen bevollmächtigten Steuerberater erfolgen.

TPA Tipp

Gerne legt TPA für Sie die Zugangsdaten zur Nutzung des „Registrierkassen-Webservice“ an oder nimmt für Sie die Registrierung vor, falls Sie nicht selbst über einen FinanzOnline-Zugang verfügen.

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1.5 Überprüfung des Startbelegs

Der erstellte Startbeleg muss nach der Registrierung bei der Finanzverwaltung überprüft werden. Dies erfolgt

  • mit Hilfe der Smartphone-App „BMF Belegcheck“, die über den jeweiligen App Store für Android und Apple iOS bezogen werden kann oder
  • mittels einer Funktion der Registrierkasse, falls diese das sogenannten „Registrierkassen-Webservice“ von FinanzOnline unterstützt.

Dabei wird überprüft, ob die verschlüsselten Daten mit den der Finanzbehörde bekanntgegebenen Informationen korrekt entschlüsselt werden können und ob die Inbetriebnahme der Sicherheitseinrichtung somit erfolgreich war.

Bei erfolgreicher Überprüfung wurde die Registrierkasse manipulationssicher eingerichtet. Sollte die Überprüfung des Startbelegs zu einem Fehler führen, muss

  • die Ursache gesucht,
  • der Fehler behoben,
  • die Fehlerbehebung dokumentiert und
  • die Inbetriebnahme gegebenenfalls erneut durchgeführt werden, bis die Prüfung des Startbelegs erfolgreich war.

Der erfolgreich geprüfte Startbeleg ist auszudrucken und aufzubewahren.

Die Inbetriebnahme der Registrierkasse und die Prüfung des Startbelegs für alle bereits vor diesem Stichtag in Verwendung befindlichen Registrierkassen müssen bis spätestens 31.3.2017 erfolgen. Bei Inbetriebnahme einer Registrierkasse ab dem 1. April 2017 darf zwischen Registrierung über FinanzOnline und der Prüfung des Startbelegs nur noch eine Woche liegen. 

2. Muss man mit einer Finanzstrafe rechnen, wenn die Inbetriebnahme nicht bis spätestens 31.3.2017 vorgenommen werden kann?

Bei vorsätzlicher Missachtung der Verpflichtung zur Verwendung einer vorschriftsmäßigen Registrierkasse (mit Sicherheitseinrichtung), ohne dass dabei gleichzeitig ein anderes Finanzdelikt (zB Abgabenhinterziehung) begangen wird, kann eine Finanzstrafe bis zu EUR 5.000,00 verhängt werden. Die Finanzbehörde muss dabei in jedem Einzelfall prüfen, ob eine vorsätzliche Nichterfüllung der Verpflichtung vorliegt.

Von einer vorsätzlichen Nichtbeachtung der Registrierkassenpflicht mit Verwendung einer Sicherheitseinrichtung kann laut einer vom Finanzministerium veröffentlichten Information dann nicht ausgegangen werden, wenn der Steuerpflichtige

  • über eine Registrierkasse verfügt, die der Kassenrichtlinie entspricht und er mit dieser Registrierkasse die Einzelaufzeichnungspflicht und Belegerteilungspflicht erfüllt,
  • lückenlos Belege über die getätigten Umsätze erteilt und
  • nachweist oder zumindest glaubhaft macht, dass die Beschaffung einer vorschriftsmäßigen Sicherheitseinrichtung und/oder die notwendige Umrüstung der Registrierkasse beim Kassenlieferanten bis spätestens Mitte März 2017 beauftragt wurde, sodass die Säumnis nicht in der Sphäre des Steuerpflichtigen gelegen ist.

Nach möglichst zeitnaher Aktualisierung der Registrierkasse und der Beschaffung der Signatur- und Siegelerstellungseinheit muss ohne weiteren Verzug die Inbetriebnahme der Sicherheitseinrichtung (siehe oben) erfolgen.

Wurde jedoch durch die Nichtverwendung der ordnungsgemäß eingerichteten Registrierkasse ein anderes Finanzvergehen verwirklicht (Versuch der Abgabenhinterziehung), kommen die dafür vorgesehenen finanzstrafrechtlichen Konsequenzen zur Anwendung. Wenn Sie finanzstrafrechtliche Beratung benötigen, wenden Sie sich umgehend an Ihren Steuerberater oder die Finanzstrafrechts-Experten von TPA in Österreich.

3. Welche Meldepflichten, zusätzlichen Dokumentationsanforderungen und Beleginhalte sind während des Betriebs der Registrierkasse zu beachten?

3.1 Meldepflichten betreffend Registrierkassen

Während des Betriebs sind folgende Ereignisse, welche die Funktion der manipulationsgeschützten Registrierkasse beeinträchtigen, ohne unnötigen Aufschub (längstens binnen einer Woche) über FinanzOnline zu melden:

  • Ausfall einer Registrierkasse, wenn nicht nur vorübergehend (länger als 48 Stunden);
  • Ausfall einer Signatur- und Siegelerstellungseinheit, wenn nicht nur vorübergehend (länger als 48 Stunden);
  • Wiederinbetriebnahme einer Registrierkasse;
  • Wiederinbetriebnahme einer Signatur- und Siegelerstellungseinheit;
  • Außerbetriebnahme einer Registrierkasse (zB bei Betriebsaufgabe, Betriebsverkauf);
  • Außerbetriebnahme einer Signatur- und Siegelerstellungseinheit (zB bei Betriebsaufgabe);
  • Inbetriebnahme von (weiteren) Registrierkassen;
  • Inbetriebnahme von (weiteren) Signatur- und Siegelerstellungseinheiten.

Die Meldungen über

  • den Ausfall,
  • die Außerbetriebnahme und
  • die Wiederinbetriebnahme

müssen unter Angabe des genauen Zeitpunkts des Ereignisses (Datum und Uhrzeit zumindest mit Angabe der vollen Stunde) erstattet werden.

Bei Betriebsferien und saisonal bedingter Betriebsschließung wird keine Außerbetriebnahme der Registrierkasse und/oder der Sicherheitseinrichtung angenommen. Eine Meldung über FinanzOnline ist in diesen Fällen daher nicht vorzunehmen.

3.2 Neue Dokumentationspflichten betreffend Registrierkassen

Zu jedem Monatsende ist ein signierter Monatsbeleg zu erstellen. Der letzte Monatsbeleg des Kalenderjahres (Jahresbeleg) muss darüber hinaus geprüft (über „Registrierkassen-Webservice“ oder die App „BMF Belegcheck“), ausgedruckt und aufbewahrt werden.

Das Datenerfassungsprotokoll der Registrierkasse ist zumindest vierteljährlich unveränderbar auf ein externes Medium zu sichern und die Sicherungen aufzubewahren.

Bei (planmäßiger) Außerbetriebnahme der Registrierkasse (zB bei Betriebsaufgabe) muss ein signierter Schlussbeleg erstellt werden, das Datenerfassungsprotokoll unveränderbar auf einen externen Datenträger gesichert und die Außerbetriebnahme der Registrierkasse und (falls diese nicht für eine andere Registrierkasse weiterverwendet wird) der Signatur- und Siegelerstellungseinheit über FinanzOnline gemeldet werden.

3.3 Anforderungen an die mit der Registrierkasse ausgestellten Belege

Die ab dem 1.4.2017 mit der Registrierkasse ausgestellten Belege müssen neben den bisherigen Pflichtangaben (unter anderem: fortlaufende Nummer, die einmalig vergeben wird) weitere verpflichtende Beleginhalte aufweisen:

  • Inhalt des maschinenlesbaren Codes (vorzugsweise als QR-Code) mit den codierten Beleginhalten und der Signatur,
  • die Kassenidentifikationsnummer,
  • Uhrzeit und Datum der Belegausstellung und
  • der Betrag der Barzahlung, getrennt nach Steuersätzen.

Wenn die Signatur- und Siegelerstellungseinheit zum Zeitpunkt der Belegerstellung ausgefallen war, ist auf dem Beleg deutlich sichtbar „Sicherheitseinrichtung ausgefallen“ aufzudrucken.

4. Was ist bei Ausfall der Kasse oder der Signatur- und Siegelerstellungseinheit zu tun?

Ist die Signatur- und Siegelerstellungseinheit der Registrierkasse ausgefallen, sind die Barumsätze mit einer anderen Registrierkasse mit funktionierender Sicherheitseinrichtung aufzuzeichnen. Falls das nicht möglich ist, muss auf den Belegen der Registrierkasse deutlich sichtbar der Vermerk „Sicherheitseinrichtung ausgefallen“ angebracht sein.

Der Ausfall der Signatur- und Siegelerstellungseinheit muss – sofern er mehr als 48 Stunden angedauert hat – über FinanzOnline gemeldet werden. Nach Wiederinbetriebnahme der Signatur- und Siegelerstellungseinheit muss ein signierter Sammelbeleg über die während es Ausfalls erfassten Barumsätze erstellt werden und es ist, falls der Ausfall gemeldet wurde, die Wiederinbetriebnahme über FinanzOnline zu melden.

Die Registrierkasse funktioniert nicht mehr

Ist die Registrierkasse selbst ausgefallen und steht keine weitere vorschriftsmäßige Registrierkasse zur Verfügung, müssen die Barumsätze mit händisch erstellten Belegen aufgezeichnet werden. Die Barumsätze während des Ausfalls sind nach Wiederinbetriebnahme der Registrierkasse einzeln nachzuerfassen und ein Sammelbeleg mit Signatur zu erstellen. Die Zweitschriften der Papierbelege, mit denen die Barumsätze während des Ausfalls der Registrierkasse aufgezeichnet wurden, sind aufbewahrungspflichtig. Wenn der Ausfall länger als 48 Stunden angedauert hat, ist dieser und die darauffolgende Wiederinbetriebnahme über FinanzOnline zu melden.

5. Was TPA für Sie tun kann

TPA kann für Ihren Betrieb zusätzlich zur laufenden Steuerberatung auch die erforderlichen elektronischen Meldungen über FinanzOnline vornehmen. Konkret übernehmen wir gerne folgende Aufgaben für Sie:

  • Registrierung des Zertifikats, der Kassenidentifikationsnummern aller Registrierkassen und der verwendeten AES-Schlüssel über FinanzOnline;
  • Meldung eines Ausfalls oder einer Außerbetriebnahme einer Registrierkasse;
  • Meldung eines Ausfalls oder einer Außerbetriebnahme einer Signatur- und Siegelerstellungseinheit;
  • Meldung der Wiederinbetriebnahme einer Registrierkasse;
  • Meldung der Wiederinbetriebnahme einer Signatur- und Siegelerstellungseinheit.

Wenn Ihre Registrierkassensoftware die Funktion bietet, die für die Meldungen benötigten Daten in Form einer XML-Datei zu erstellen und zu exportieren, können wir die Daten für Sie elektronisch über FinanzOnline an die Finanzverwaltung übermitteln.

Sollte Ihre Registrierkasse über Internet eine direkte Verbindung zu FinanzOnline herstellen können, besteht die Möglichkeit, die benötigten Daten über einen ausschließlich zu diesem Zweck eingerichteten Zugang zu FinanzOnline („Registrierkassen-Webservice“) direkt zu übermitteln. Gerne legen wir einen solchen Zugang für Sie an.

TPA Tipp

Bitte kontaktieren Sie Ihren TPA Betreuer so zeitnah wie möglich, damit wir fristgerechte Meldungen sicherstellen können.

 

 

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