TPA

Die Krux mit den Arbeitsunterlagen bei Mitarbeiterentsendung

12.09.2017

Wichtige Änderungen beim grenzüberschreitenden Arbeitseinsatz in Österreich

Mit 1.1.2017 trat das neugeschaffene Lohn- und Sozialdumping-Bekämpfungsgesetz (LSD-BG) in Österreich in Kraft. Über die grundlegenden Änderungen, die dieses Gesetz zur Folge hat, haben TPA Experten bereits berichtet:

Aufgrund der hohen Strafen bei Nicht-Einhaltung des Gesetzes bei Entsendungen nach Österreich, soll nun noch einmal gesondert auf die Auswirkungen bei einem grenzüberschreitenden Arbeitseinsatz von Arbeitnehmern hingewiesen werden.

LSD-BG: Auch für ausländische Arbeitgeber relevant

Die neuen gesetzlichen Maßnahmen und Bestimmungen gelten sowohl für inländische Arbeitgeber als auch für ausländische Unternehmen, die Arbeitende zur Dienstleistung nach Österreich entsenden oder überlassen.

Auf die inländischen Arbeitgeber wird hier nicht näher eingegangen, da diese ohnehin den gesetzlichen Bestimmungen des österreichischen Lohn- und Sozialdumping-Bekämpfungsgesetzes entsprechen müssen. Besonderer Fokus bei Entsendungen nach Österreich gilt daher den Betrieben, die keine Niederlassung in Österreich haben.

Rechtzeitige Meldung an das Finanzamt bei Entsendungen nach Österreich

Das Gesetz sieht vor, dass Arbeitgeber mit Sitz in einem EU-Mitgliedstaat, in Island, Norwegen, Liechtenstein oder der Schweiz, die Beschäftigung von nach Österreich entsandten Arbeitnehmern und überlassenen Arbeitskräften mittels Online-Formular des Bundesministeriums für Finanzen (BMF) zu melden haben. Die Meldung für jede Entsendung oder Überlassung nach Österreich hat gesondert zu erfolgen.

Nachträgliche Änderungen bei den Angaben der nach Österreich entsendeten Arbeitnehmer sind unverzüglich an das Finanzamt zu melden.

Arbeitsunterlagen to go?

Neben der Meldung des Finanzamtes muss der Arbeitgeber auch einige Arbeitsunterlagen am Arbeitsort im Inland während des gesamten Entsendezeitraums bereithalten oder diese den Behörden unmittelbar vor Ort und im Zeitpunkt der Erhebung in elektronischer Form zugänglich machen. Das sind zum einen:

  • Unterlagen über die Anmeldung des Arbeitnehmers zur Sozialversicherung (Dokument E 101 oder A 1)

und zum anderen folgende Dokumente in deutscher Sprache (bis auf den Arbeitsvertrag), die ebenfalls unbedingt am Arbeitsort bereitzuhalten sind:

  • Arbeitsvertrag oder Dienstzettel,
  • Lohnzettel,
  • Lohnzahlungsnachweise oder Banküberweisungsbelege,
  • Lohnaufzeichnungen,
  • Arbeitszeitaufzeichnungen und
  • Unterlagen betreffend die Lohneinstufung

In der Vergangenheit ist es bereits zu einigen Kontrollen und Anzeigen wegen fehlender Unterlagen am Arbeitsplatz gekommen. Die Strafen können dabei durchaus hoch ausfallen.

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Bis zu 50.000 Euro Strafe bei unvollständigen Arbeitsunterlagen

Wer als Arbeitgeber die Meldung oder die Meldung über nachträgliche Änderungen bei den Angaben (Änderungsmeldung) nicht, nicht rechtzeitig oder nicht vollständig durchführt oder die erforderlichen Unterlagen nicht bereithält, begeht eine Verwaltungsübertretung, die mit folgenden Strafzahlungen geahndet werden kann:

  • Pro Arbeitnehmer ist eine Geldstrafe von 1.000 Euro bis 10.000 Euro, im Wiederholungsfall von 2.000 Euro bis 20.000 Euro zu bezahlen.
  • Sind mehr als drei Arbeitnehmer betroffen, ist für jeden einzelnen Arbeitnehmer mit einer Geldstrafe von 2.000 Euro bis 20.000 Euro zu rechnen, im Wiederholungsfall können sogar 4.000 Euro und bis zu 50.000 Euro gefordert werden.

Das Problem bei dieser Gesetzesnovelle ist, dass es beispielweise bei Tätigkeiten am Bau nicht zumutbar ist, diese Fülle an Arbeitsunterlagen ständig mitzuführen.

Die TPA Lösung für Entsendungen nach Österreich

Der Hinweis, einer möglichen Strafe zu entgehen, liegt in der folgenden Passage aus dem Gesetzestext: „Die Dokumente sind vor Ort […] unmittelbar in elektronischer Form zugänglich […] zu machen.“ TPA bietet daher neben der Beratung, der fristgerechten und für Sie unbürokratischen Meldung beim Finanzamt auch die Bereitstellung aller relevanten Unterlagen für die Entsendung von Mitarbeitern nach Österreich auf einer eigens geschaffenen Online-Plattform. Auf diese kann der jeweilige Mitarbeiter bei einer Kontrolle mittels Smartphone rasch und unkompliziert zugreifen und die geforderten Dokumente vollständig vorzeigen bzw. übergeben.

TPA bietet damit nicht nur Beratung rund um die neuen Bestimmungen des Lohn- und Sozialdumping-Gesetzes für ausländische Unternehmen an, sondern bietet aus einer Hand auch eine praktikable Lösung für das Dilemma mit den ständig verfügbaren Arbeitsunterlagen.   

Haben Sie noch Fragen zu Entsendungen von Mitarbeitern nach Österreich?

Für alle weitere Fragen und Informationen stehen Ihnen die TPA Experten für Entsendungen und das Lohn- und Sozialdumpinggesetz gerne zur Verfügung: Schreiben Sie unseren Experten einfach ein E-Mail oder vereinbaren Sie ein kostenloses Erst-Beratungsgespräch!

Wolfgang Höfle, Experte sozialversicherung, entsendung, arbeitsunterlagen, expat, entsendung österreich, mitarbeiter
TPA Steuerberater Wolfgang Höfle

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TPA Steuerberaterin Andrea Rieser